Zawartość części A akt osobowych

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). Natomiast w myśl § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe pracownika składają się z 5 części (A, B, C, D, E). W części A umieszczać należy:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² K.p.).

Zakres dokumentów, które należy kompletować w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, został określony w przepisie art. 22¹ § 1-2 K.p., zgodnie z którym pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych wymienionych na str. 15 niniejszego opracowania.

Najczęściej, przy pobieraniu tych danych, kandydat wypełnia kwestionariusz osobowy, który musi zostać przez niego podpisany. Formularz taki należy wpiąć do części A akt osobowych. Nie będzie nadużyciem, jeżeli w tym momencie pracodawca zażąda także udokumentowania zawartych w nim danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pozwala na to art. 22¹ § 5 K.p., przy czym co bardzo ważne, na etapie rekrutacji informacje te mogą być pobierane jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy (art. 22¹ § 2 K.p.), o czym była mowa wcześniej.

Poszukiwany jest doświadczony fryzjer. Wśród wymogów podanych w ogłoszeniu znalazło się doświadczenie zawodowe, dlatego pracodawca ma prawo zażądać od osób aplikujących przedstawienia świadectw pracy dokumentujących staż zawodowy w zawodzie. Nie może natomiast żądać od nich udokumentowania całego stażu zawodowego, bowiem nie będzie on miał znaczenia dla przeprowadzanej rekrutacji.

W razie konieczności ustalenia wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia już na etapie rekrutacji, pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania. W takiej sytuacji, kandydat powinien dostarczyć, do wglądu, oryginały dokumentów potwierdzających złożone przez niego oświadczenie.

Przepis art. 22¹ § 5 K.p. nie zawiera co prawda zapisu, z którego wprost można by wnioskować, że pracodawca ma prawo zrobić z przedstawionych dokumentów kopie lub odpisy, niemniej możliwość taka została przewidziana w § 5 w zw. z § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Co do zasady przepisy nie ograniczają możliwości pobierania danych jedynie do tych, które zostały wymienione w art. 22¹ § 1 K.p. Z treści § 4 tej normy wynika, że gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, pracodawca żąda podania innych danych osobowych. Zatem katalog danych jest co do zasady otwarty. Oznacza to, że w części A akt osobowych mogą się znaleźć różne dokumenty, pod warunkiem, że okaże się to niezbędne do realizacji uprawnienia lub obowiązku.

Ogłoszono nabór na stanowisko urzędnicze w urzędzie gminy. Zgodnie z przepisami o pracownikach samorządowych osoba taka musi korzystać z pełni praw publicznych. Na etapie rekrutacji pracodawca może zażądać od kandydata, aby złożył oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Oświadczenie to pracodawca umieszcza w aktach osobowych, w części związanej z ubieganiem się o zatrudnienie.

Katalog wskazany w art. 22¹ § 1 K.p. został rozszerzony w stosunku do pracowników (osób już zatrudnionych). Gdy już dojdzie do nawiązania stosunku pracy, w myśl art. 22¹ § 3 K.p., pracodawca będzie mógł żądać (od osoby posiadającej status pracownika) podania danych obejmujących:

• adres zamieszkania,
• numer PESEL (w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość),
• inne dane osobowe, jak również dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Na tym etapie pracodawca żąda także podania informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego wykształcenia, jeżeli nie zaistniała ku temu podstawa w trakcie rekrutacji, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Te informacje mogą się okazać konieczne dla ustalenia uprawnień pracowniczych (np. stażu urlopowego). Dokumenty pozyskane w tym momencie (już po zatrudnieniu) należy przechowywać w części B akt osobowych.

Zasadniczo zatem, dokumenty świadczące o wykształceniu oraz dotychczasowym zatrudnieniu pracodawca będzie zobowiązany wpiąć do części A akt osobowych, jeżeli uzasadnione będzie żądanie ich przedstawienia od kandydata, w trakcie procesu rekrutacyjnego. Jeżeli jednak potrzeba ich przedstawienia powstanie później, należy je umieścić w części B akt osobowych, bowiem dotyczą danych gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy, o których mowa w § 3 pkt 2 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.