Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS

Zatrudniając pracownika, pracodawca wstępuje w obowiązki płatnika składek ZUS. W pierwszej kolejności do jego obowiązków należy zgłoszenie zatrudnionej osoby do ubezpieczeń w ZUS. Zasadniczo każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (wszystkich ryzyk) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jest nimi objęta od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania, niezależnie od wymiaru etatu, w jakim wykonuje zatrudnienie. Tak wynika z art. 13 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497), zwanej ustawą systemową, oraz z art. 69 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146), zwanej ustawą zdrowotną. Zgodnie z art. 26 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.) stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Przepis ten zezwala więc na podpisanie z pracownikiem umowy o pracę wcześniej niż przypada pierwszy dzień wykonywania przez niego pracy (nawiązania stosunku pracy). Jeśli w umowie o pracę jako termin rozpoczęcia pracy przez osobę zatrudnioną wskazano datę późniejszą niż data zawarcia tej umowy, wtedy data rozpoczęcia pracy jest datą nawiązania stosunku pracy (a nie podpisania umowy) i jednocześnie datą powstania dla pracownika obowiązku ubezpieczeń w ZUS (przykład).

Zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń (społecznych i zdrowotnego) dokonuje pracodawca, jako płatnik składek. Zatrudnioną osobę pracodawca zgłasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS zawsze na tym samym dokumencie, tj. na formularzu ZUS ZUA.

Jeśli ostatni dzień na zgłoszenie pracownika w ZUS przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas zgłoszenia należy dokonać w najbliższy następujący po nim dzień powszedni.

W druku ZUS ZUA w bloku V. w polu 01. podaje się 6-cyfrowy kod tytułu ubezpieczenia osoby zgłaszanej do ubezpieczeń:

• jako pierwsze cztery cyfry podaje się w nim 01 10 (a w przypadku pracownika młodocianego - 01 20),
• w piątym znaku informuje się, czy zatrudniony pracownik ma ustalone prawo do emerytury lub renty czy nie (patrz tabela),
• w szóstym znaku kodu tytułu ubezpieczenia podaje się informację o stopniu niepełnosprawności również poprzez wpisanie odpowiedniego kodu cyfrowego (patrz tabela).

Formularz zgłoszeniowy pracodawca powinien przekazać do ZUS w terminie 7 dni, licząc od momentu nawiązania z pracownikiem stosunku pracy. Termin ten pracodawca powinien liczyć od następnego dnia po nawiązaniu stosunku pracy (przykład).

W dokumentach zgłoszeniowych w przypadku ubezpieczonych (np. pracowników) podaje się numer PESEL. W razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru, płatnik podaje wówczas serię i numer dowodu osobistego lub paszportu takiej osoby. Ta sama zasada odnosi się do imiennych raportów miesięcznych składanych za ubezpieczonego. Przewiduje to art. 35 ust. 1 pkt 1 i ust. 1a ustawy systemowej.