REGULACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE WYNAGRODZEŃ

Wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia określa się w umowie o pracę (art. 29 § 1 pkt 3 K.p.). Sferę wynagrodzeń regulują przepisy ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 9 § 1 K.p.). Podstawowym aktem prawnym regulującym tę sferę jest Kodeks pracy. Wymieniony akt prawa powszechnie obowiązującego ogranicza jednak regulowaną materię do:

• przekazania kompetencji w zakresie stanowienia zasad wynagradzania za pracę,
• wskazania kryteriów, jakimi jest obowiązany kierować się podmiot stanowiący,
• wskazania sytuacji, w których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia mimo nieświadczenia pracy oraz sposobów jego obliczania,
• ustanowienia norm ochronnych dla wynagrodzenia za pracę (np. zakaz zrzeczenia, potrąceń ponad ustaloną granicę, minimalna częstotliwość wypłaty, minimalna wysokość wynagrodzenia),
• ustanowienia obligatoryjnych elementów wynagrodzenia (np. dodatek za pracę w nocy, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych),
• wskazania zasad ustalania i wypłacania należności z tytułu podróży służbowej.

Warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają układy zbiorowe pracy, z niżej wskazanymi zastrzeżeniami (art. 77¹ K.p.).

Warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej, jeżeli nie są oni objęci układem zbiorowym pracy, określa w drodze rozporządzenia - w zakresie niezastrzeżonym w innych ustawach do właściwości innych organów - minister właściwy do spraw pracy na wniosek właściwego ministra (art. 77³ § 1 K.p.).

Uwaga! Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych (art. 9 § 2-3 K.p.). Z kolei postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. W innym przypadku uznaje się je za nieważne i zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 § 1-2 K.p.).

Układ zbiorowy pracy

Układy zbiorowe pracy ustalają warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Przez warunki wynagradzania należy rozumieć całokształt sytuacji prawnej pracownika w zakresie wynagrodzenia za pracę, a przede wszystkim zasady nabywania prawa, ustalania wysokości i wypłaty składników wynagrodzenia za pracę - wynagrodzenia zasadniczego, dodatków, premii, dopłat (por. wyrok SN z 10 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 115/05, M.P.Pr. 2006/4/206).

Układ zbiorowy pracy zawiera się dla wszystkich pracowników zatrudnionych przez pracodawcę objętego jego postanowieniami, chyba że strony postanowią inaczej (art. 239 § 1 K.p.). Ustawodawca dopuszcza objęcie układem także emerytów i rencistów. Nie zawiera się go jednak dla:

• członków korpusu służby cywilnej,
• pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania,
• pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w:
• urzędach marszałkowskich,
• starostwach powiatowych,
• urzędach gminy,
• biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego,
• biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego,
• sędziów, asesorów sądowych i prokuratorów (art. 239 § 3 K.p.).

Zakładowy układ zbiorowy pracy nie może określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (pracowników kierujących zakładem jednoosobowo i ich zastępców lub pracowników kolegialnego organu zarządzającego, a także głównych księgowych) oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 241²⁶ § 2 K.p.).

Pracownik powinien zostać poinformowany o fakcie podlegania układowi zbiorowemu pracy. Obowiązek ten wynika z art. 29 § 3 pkt 1 lit. l K.p., który zobowiązuje pracodawcę do poinformowania pracownika o określonych w tym przepisie warunkach zatrudnienia, w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Zmiany w układzie zbiorowym pracy lub objęcie pracownika takim układem w trakcie zatrudnienia, wymagają aktualizacji informacji w tym zakresie. Powinno to nastąpić (w postaci papierowej lub elektronicznej) niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika (art. 29 § 3³ zd. 1 K.p.).

Regulamin wynagradzania

Pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy, ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie na jego podstawie indywidualnych warunków umowy o pracę, ustala te warunki w regulaminie wynagradzania. Powyższe dotyczy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, a także mniej niż 50, ale co najmniej 20 pracowników, jeżeli z wnioskiem o jego ustalenie wystąpi zakładowa organizacja związkowa (art. 77² § 1 i 1² K.p.).

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Brak takiej organizacji upoważnia pracodawcę do w pełni autonomicznego ustalenia regulaminu. Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 19 stycznia 2012 r. (sygn. akt I PK 83/11, M.P.Pr. 2012/7/376): "Regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie. (...)".

Nie określa się w drodze regulaminu zasad wynagradzania dla osób, dla których nie zawiera się układu zbiorowego pracy. Regulamin nie może także określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy.

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a więc np. poprzez zamieszczenie na tablicy ogłoszeń, opublikowanie w intranecie, czy zapoznanie pracowników z tym dokumentem obiegiem.

Wprowadzenie do regulaminu zmian warunków wynagradzania na niekorzyść pracowników wymaga wypowiedzeń zmieniających lub zmian do umowy wprowadzonych porozumieniem. Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy (znak pisma GPP-471-4560-22/09/PE/RP), taka sama procedura obowiązuje w odniesieniu do świadczeń pozapłacowych (np. pakietów medycznych, polis ubezpieczeniowych), o ile prawo do nich wynikało z treści zmienionego regulaminu wynagradzania.

W myśl art. 77² § 1¹ K.p., pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym pracy, może wprowadzić regulamin wynagradzania. Resort pracy jest zdania, iż spadek poziomu zatrudnienia nie uchyla tego aktu z mocy prawa. Potrzeba do tego podjęcia odpowiednich kroków formalnych. W razie spadku zatrudnienia u większego pracodawcy, regulamin ma: "(...) nadal zastosowanie do objętych jego postanowieniami pracowników. W takiej sytuacji - pomimo tego, że przepisy Kodeksu pracy nie przewidują procedury uchylenia (zniesienia) regulaminu wynagradzania - możliwe jest, zdaniem Departamentu, jego zniesienie przy odpowiednim zastosowaniu trybu przewidzianego w Kodeksie pracy dla ustalania takiego regulaminu. Niezależnie od powyższego, w każdym przypadku, gdy jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, może być zawarte porozumienie o zawieszeniu stosowania regulaminu wynagradzania lub części jego postanowień na okres nieprzekraczający 3 lat, w trybie i na zasadach określonych w art. 91 K.p. (...)." (por. stanowisko MPiPS udostępnione naszemu Wydawnictwu 20 czerwca 2013 r.).

Składniki wynagrodzenia

Kodeks pracy w art. 78 dokonuje podziału składników wynagrodzenia na podstawowe (obowiązkowe) oraz dodatkowe (nieobowiązkowe). Jak wyjaśnił Sąd Apelacyjny w Lublinie w wyroku z 8 sierpnia 2018 r. (sygn. akt III APa 8/18): "Wynagrodzenie pracownika, oprócz płacy zasadniczej, może obejmować różnego rodzaju dodatki o charakterze fakultatywnym albo obligatoryjnym, stałym lub okresowym. (...)".

Dodatkowe elementy wynagrodzenia o charakterze obligatoryjnym wynikają z przepisów powszechnie obowiązujących. Są to przede wszystkim:

• dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w niedziele i święta, niezrekompensowaną czasem wolnym/innymi dniami wolnymi,
• dodatki za pracę w porze nocnej,
• wynagrodzenie za czas dyżuru,
• wynagrodzenie przestojowe,
• składniki gratyfikujące długoletnią pracę w sferze budżetowej.

Inne składniki wynagrodzenia, np. premie, innego rodzaju dodatki, mają charakter fakultatywny, a roszczenie o ich wypłatę powstaje dopiero po ich wprowadzeniu do aktów prawa wewnętrznego i/lub umowy o pracę oraz spełnieniu określonych kryteriów.

Zasada równego traktowania w zakresie wynagrodzenia

Pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości. Wynagrodzenie to obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna (art. 18^3c § 1 i 2 K.p.).

Pracami o jednakowej wartości są prace, których wykonywanie wymaga od pracowników porównywalnych kwalifikacji zawodowych, potwierdzonych dokumentami przewidzianymi w odrębnych przepisach lub praktyką i doświadczeniem zawodowym, a także porównywalnej odpowiedzialności i wysiłku (art. 18^3c § 3 K.p.). 

Uwaga! Do 7 czerwca 2026 r. państwa członkowskie Unii Europejskiej mają czas na implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (Dz. U. UE L 2023.132.21 z 17.05.2023).

W dyrektywie ustanowiono minimalne wymogi służące wzmocnieniu stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości (zwanej dalej "zasadą równości wynagrodzeń"), a także wzmocnieniu zakazu dyskryminacji, w szczególności za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz wzmocnionych mechanizmów egzekwowania. Ma ona zastosowanie do pracodawców w sektorze publicznym i prywatnym oraz do wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub pozostających w stosunku pracy określonych przez prawo, układy zbiorowe lub praktykę obowiązujące w poszczególnych państwach członkowskich.

Państwa członkowskie będą musiały podjąć niezbędne działania celem zapewnienia, aby pracodawcy dysponowali strukturami wynagrodzeń zapewniającymi równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Ponadto - w porozumieniu z organami ds. równości - będą musiały podjąć wszelkie niezbędne środki służące zapewnieniu, aby zostały udostępnione i były łatwo dostępne analityczne narzędzia lub metody służące wspieraniu i zapewnianiu wskazówek w ramach procesu oceny i porównywania wartości pracy zgodnie z kryteriami określonymi w dyrektywie. Te narzędzia i metody będą miały za zadanie umożliwiać pracodawcom i ich partnerom społecznym łatwe sporządzenie i stosowanie neutralnych pod względem płci systemów oceny i zaszeregowania stanowisk pracy, które wykluczają wszelką dyskryminację płacową ze względu na płeć.

Struktury wynagrodzenia powinny umożliwić dokonanie oceny, czy pracownicy są w porównywalnej sytuacji w odniesieniu do wartości pracy na podstawie obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów uzgodnionych z przedstawicielami pracowników, o ile tacy przedstawiciele istnieją. Kryteria te nie mogą opierać się bezpośrednio lub pośrednio na płci pracowników. Mają obejmować umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki pracy, oraz - w stosownych przypadkach - wszelkie inne czynniki, które mają znaczenie w danym miejscu pracy lub na danym stanowisku. Trzeba będzie je stosować w obiektywny, neutralny pod względem płci sposób, wykluczający wszelką bezpośrednią lub pośrednią dyskryminację ze względu na płeć. W szczególności odpowiednie umiejętności miękkie nie mogą być niedoceniane.

Osoby starające się o zatrudnienie mają mieć prawo do otrzymania od przyszłego pracodawcy informacji na temat:

• początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału - opartego na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów - przewidzianego w odniesieniu do danego stanowiska, oraz
• w stosownych przypadkach - odpowiednich przepisów układu zbiorowego stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do danego stanowiska.

Pracodawcy będą musieli zapewnić, aby ogłoszenia o wakatach i nazwy stanowisk pracy były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacji przebiegał w sposób niedyskryminacyjny, tak aby nie podważać prawa do równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.

Z kolei pracodawca będzie musiał zapewnić pracownikom łatwy dostęp do kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia. Kryteria te będą musiały być obiektywne i neutralne pod względem płci. Z tego wymogu państwo członkowskie będzie mogło zwolnić pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

Pracownicy będą mieć prawo do występowania o informacje oraz do otrzymywania na piśmie informacji dotyczących indywidualnego poziomu ich wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca.

Dyrektywa nakłada na pracodawcę obowiązek informowania co roku wszystkich pracowników o przysługującym im prawie do otrzymywania informacji dotyczących ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia, o której mowa wcześniej, oraz o krokach, jakie mają podjąć w celu wykonania tego prawa.