Praca przy monitorze ekranowym

Zasady organizacji stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe zostały uregulowane w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 58), dalej rozporządzenia. Jego przepisów nie stosuje się jednak do systemów przenośnych (np. laptopów) nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, określone w załączniku do niniejszego rozporządzenia. W przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać:

• dostateczną stabilność przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi,
• regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów,
• wyprofilowanie siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud,
• możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°,
• regulowane podłokietniki.

Dodatkowo mechanizmy regulacji wysokości siedziska i pochylenia oparcia powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz tak usytuowane, aby regulację można było wykonywać w pozycji siedzącej.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 8 ust. 2 rozporządzenia).

Pracownik w styczniu 2025 r. otrzymał orzeczenie lekarskie, z którego wynika obowiązek stosowania okularów do pracy przy komputerze. Wcześniejsze nie zawierały takiego zapisu. Niemniej jednak pracownik czując pogorszenie wzroku zakupił okulary już w listopadzie 2024 r. Czy w tej sytuacji powinien otrzymać refundację na podstawie faktury wystawionej przed orzeczeniem lekarskim?

Ze względu na to, że ww. § 8 ust. 2 rozporządzenia jest bardzo ogólny, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności kwotę refundacji, czasokres ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów czy szkieł. Przepisy nie regulują kwoty, jaką pracodawca może przeznaczyć na refundację kosztów poniesionych przez pracownika na zakup okularów lub szkieł kontaktowych. Tym samym decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Istotnym jest, aby jej dolna granica umożliwiała pracownikowi zakup okularów lub szkieł kontaktowych. Refundacja szkieł kontaktowych dokonana na zasadach wynikających z przepisów bhp podlega zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS.

W przypadku, w którym pracodawca w wewnętrznej regulacji nie ustalił, że refundacja kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok jest wypłacana dopiero po uzyskaniu przez pracownika orzeczenia lekarskiego potwierdzającego konieczność stosowania takich okularów, nie ma przeciwwskazań do tego, aby pracownik przedstawiał starsze dokumenty (np. wystawione kilka miesięcy wcześniej). Na tej podstawie pracodawca będzie mógł - jeśli zechce - dokonać stosownej refundacji.