Dokumentacja czasu pracy

Kierowcy wykonujący przewozy regularne osób na trasach do 50 km nie muszą rejestrować swojego czasu pracy przy użyciu tachografu, nawet jeśli pojazd, którym wykonują przewóz został wyposażony w takie urządzenie. Z drugiej strony ich faktyczny czas pracy musi być ewidencjonowany, gdyż tylko on może być podstawą prawidłowego naliczenia wynagrodzenia za nadgodziny. Harmonogram jest bowiem jedynie pomocą przy rozliczaniu czasu pracy, która po weryfikacji jego prawidłowości pozwala stwierdzić przypadki wykonywania pracy w nadgodzinach. Wyjściem z tej sytuacji okazały się być karty drogowe, czyli dokument, który funkcjonował w rodzimym porządku prawnym do momentu wstąpienia Polski do UE. Skoro zaś obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują żadnych wymogów formalnych dotyczących karty drogowej ani nie wprowadzają oficjalnego formularza, pracodawcy zyskali swobodę określenia elementów, które zamierzają stosować we wzorze obowiązującym ich pracowników. Niezależnie od decyzji pracodawcy karta drogowa powinna określać moment rozpoczęcia pracy w danej dobie, potwierdzony np. przez dyspozytora, zawierać rubryki, w których kierowca określi chronologiczny przebieg trasy (poszczególne miejscowości lub przystanki wraz z godzinami), czas faktycznie wykorzystanych przerw i okresów wykonywania innej pracy oraz godzinę zjazdu do zajezdni, potwierdzoną przez dyspozytora. Wzór stosowanej karty drogowej może być przy tym wzbogacony o dodatkowe rubryki, obrazujące inne fakty istotne z punktu widzenia zakładu, np. przebieg pojazdu w momencie tankowania i ilość zakupionego paliwa, służące rozliczaniu ewentualnych przepałów. Stosowany wzór karty drogowej można również z powodzeniem rozszerzyć o rubrykę, w której dyspozytor lub inna osoba będzie rozliczała prawo do diety lub innych świadczeń w przypadku podróży służbowych, np. w razie wykonywania przewozów podmiejskich. Dokumentacja ta pozwoli wykazać zasadność wyłączenia przeznaczonych na ten cel środków z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Brak regulacji ustawowej powoduje przy tym, że pracodawcy mają pełną swobodę w dostosowywaniu przyjętego wzoru do indywidualnych potrzeb zakładu, poprzez dokładanie rubryk, np. w celu wykazania faktu doliczania do czasu pracy w dobie 15 czy 20 minut z tytułu obsługi codziennej pojazdu, sprzątania części pasażerskiej czy tankowania paliwa.

Ewidencja czasu pracy kierowcy zatrudnionego w takich przewozach jest prowadzona na ogólnych zasadach, a więc może mieć jedną z form dopuszczonych w art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców.