PODRÓŻE SŁUŻBOWE KIEROWCÓW

Obowiązująca definicja podróży służbowej kierowców różni się w istotnych aspektach od stosowanego do nich wcześniej art. 77⁵ § 1 K.p. Przepis, który nadal znajduje powszechne zastosowanie wobec pracowników niebędących kierowcami wymaga bowiem, aby w ramach podróży służbowej opuścili oni na polecenie pracodawcy stałe miejsce pracy, w celu realizacji incydentalnego zadania służbowego.

Odbywanie podróży służbowej przez pracownika niebędącego kierowcą wymaga więc zlecenia mu wyjazdu poza stałe miejsce pracy, które powinno pokrywać się z obszarem, na którym wykonuje on stale i systematycznie swoje obowiązki. W ramach tego wyjazdu pracownik musi realizować zadanie służbowe, które różni się w istotnych aspektach od pracy wykonywanej przez niego stale i systematycznie w ramach zatrudnienia. W konsekwencji stosowanie tej definicji do kierowców powodowało, że ich wyjazdy nie mogły być kwalifikowane jako podróże służbowe. Przy prawidłowo skonstruowanym miejscu pracy nie opuszczają oni bowiem jego granic, wykonując przewozy na obszarze wynikającym z treści zawartej umowy. Co więcej nawet, gdyby kierowcy zlecono zadanie przewozowe wymagające wyjazdu poza obszar wynikający z umowy, realizowane w jego ramach obowiązki nie różniły się od zadań wykonywanych przez niego na co dzień, przez co brakowało cechy incydentalności, wymaganej w art. 77⁵ § 1 K.p.

Powodowało to, że kierowców pozbawiano świadczeń takich jak diety czy ryczałty za nocleg, co negatywnie odbijało się na poziomie ich zarobków, wywołując protesty samych zainteresowanych. Z taką wykładnią nie zgadzali się również pracodawcy, którzy nie byli w stanie utrzymać zarobków kierowców na dotychczasowym poziomie. Postulowane wliczenie kwot dotychczas wypłacanych kierowcom w formie diet i ryczałtów w poczet wynagrodzenia pociągało bowiem za sobą konieczność odprowadzania od nich podatków i składek ZUS.

Z tego względu ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie zmian do ustawy o czasie pracy kierowców, dzięki którym mają oni prawo do świadczeń służących zaspokojeniu kosztów związanych z wykonywaniem zadania w podróży służbowej. Efektem tych prac jest obowiązująca od 3 kwietnia 2010 r. nowa definicja podróży służbowej, dodana w art. 2 ust. 7 ustawy o czasie pracy kierowców. Zgodnie z tą regulacją podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe, polegające na wykonaniu na polecenie pracodawcy przewozu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia przez niego działalności, tj. oddział, filia lub przedstawicielstwo. Podróżą służbową jest również każdy wyjazd poza taką miejscowość, mający na celu wykonanie przewozu drogowego. Norma art. 2 ust. 7 lit. b ustawy o czasie pracy kierowców potwierdza więc, że podróżami służbowymi będą również wyjazdy kierowców pojazdem bez ładunku czy pasażerów, jeśli mają na celu udanie się do innej miejscowości celem ich przyjęcia. Jest to zgodne z definicją przewozu drogowego wynikającą z rozporządzenia (WE) nr 561/2006, która nie uzależnia kwalifikacji danego przejazdu, jako przewozu drogowego, od odbywania go pojazdem załadowanym lub przewożącym pasażerów.

Powyższe może skutkować brakiem prawa do diet, szczególnie w przypadku przedsiębiorców, którzy mają wiele filii lub oddziałów.

Kierowca wykonujący przewozy regularne osób otrzymał zadanie polegające na wykonaniu przewozu okazjonalnego - wycieczki szkolnej na trasie Gdynia - Zakopane - Gdynia. Jest on zatrudniony w dużej spółce, zrzeszającej przewoźników z całej Polski, więc w każdym większym mieście na trasie znajduje się filia, oddział, przedstawicielstwo lub baza transportowa pracodawcy. W takim przypadku przejazd przez każdą z tych miejscowości będzie przerywał podróż kierowcy, mimo iż nie ma on w planach zjazdu do zajezdni czy wizyty w oddziale firmy. W efekcie może to spowodować, iż kierowca nie nabędzie prawa do diety, mimo iż przejechał po drodze nieomal cały kraj.

Na początku 2015 r. odmienną ocenę tego problemu zaprezentował Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w stanowisku z 16 marca 2015 r. (GNP-501/364-4560-3-1/15/ /PE-RP). Na jego łamach uznał, że jeśli kierowca realizujący zadanie przewozowe wyrusza z miejscowości będącej siedzibą pracodawcy, następnie przejeżdża przez kilka miejscowości, w których zlokalizowano oddziały lub filie pracodawcy, dokonując w nich rozładunku i załadunku towaru, a na koniec powraca do bazy, mamy do czynienia z 1 podróżą służbową. W uzasadnieniu tego stanowiska podniesiono, że przepisy nie określają precyzyjnie momentu rozpoczęcia podróży krajowej wymagającej opuszczenia przez kierowcę miejscowości, w której znajduje się siedziba lub oddział pracodawcy. Można z nich jednak wywieść, że początkiem takiej podróży służbowej jest moment faktycznego wyjazdu, a nie chwila opuszczenia granic miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Główny Inspektorat Pracy zwrócił przy tym uwagę na konieczność odróżnienia przypadków, w których kierowca wykonuje przewozy drogowe na terenie miejscowości siedziby pracodawcy, nie będąc w podróży służbowej, od sytuacji, gdy rozpoczyna podróż, podejmując przewóz poza tą miejscowość. Nowe stanowisko PIP jest korzystne dla kierowców zatrudnionych w firmach o rozbitej strukturze organizacyjnej, mających miejsca prowadzenia działalności w różnych miejscowościach (organizacje sieciowe), gdyż w ich przypadku każda podróż między różnymi miejscami prowadzenia działalności gospodarczej przez kierowcę będzie podróżą służbową uprawniającą do nabywania diet z tego tytułu.

Kierowcom przebywającym w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonaniem tego zadania służbowego (art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców). Przepisy odwołują się w tym względzie do zasad wynikających z art. 77⁵ § 3-5 K.p., co oznacza, że prywatni pracodawcy mogą wpływać na wysokość należnych zatrudnionym kierowcom świadczeń. Wynika to wprost z art. 77⁵ § 3 K.p., przyznającego pracodawcom niebędącym państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej prawo określenia warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych zatrudnionych pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w treści umowy o pracę, jeśli pracodawca nie jest objęty układem i nie jest zobowiązany do wydania regulaminu. W kolejnym § 4 przepis zastrzega jedynie, że postanowienia wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej krajowej i zagranicznej na poziomie niższym niż wysokość diety krajowej dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Przepis nie określa górnej granicy wysokości tych świadczeń, więc pracodawcy mają w tym zakresie pełną swobodę.

Uwaga! Diety i inne świadczenia przyznawane pracownikom w związku z odbywanymi podróżami służbowymi korzystają z wyłączenia z podstawy wymiaru podatku (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) oraz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.) do wysokości przysługującej zgodnie z przepisami odnoszącymi się do pracowników sfery budżetowej. Oznacza to, że od ewentualnej nadwyżki pracodawca będzie musiał odprowadzić podatek i składki.

Pracodawca zatrudnia kierowców wyłącznie przy przewozach krajowych, a ze względu na specyfikę branży i konieczność rozładowywania towaru partiami u kolejnych klientów poszczególne zadania przewozowe zajmują od 2 do 3 dni. Pracodawca uznał, że przysługujące przy przewozach krajowych 30 zł diety i 45 zł ryczałtu za nocleg to zdecydowanie za mało, gdyż świadczenia te nie pozwalają na zaspokojenie podstawowych potrzeb pracownika. W związku z tym pracodawca podjął decyzję o podniesieniu diety do 50 zł, a ryczałtu do 75 zł na dobę. Działanie pracodawcy jest prawidłowe jako korzystniejsze dla pracowników niż powszechnie obowiązujący przepis. Warto jednak pamiętać, że aby nie ryzykować w razie kontroli UKS lub ZUS, pracodawca powinien odprowadzać od nadwyżek składki i podatek tak, jak wobec innych składników wynagrodzenia. Oznacza to konieczność traktowania 20 zł diety i 30 zł ryczałtu noclegowego, jako normalnych składników wynagrodzenia.

Możliwość ingerencji pracodawcy w świadczenia z tytułu podróży służbowych dotyczy jedynie ich wysokości, więc nie może on zmieniać zasad rozliczania podróży służbowych. W tym względzie zarówno inspekcja pracy, jak i organy podatkowe czy ubezpieczeniowe będą weryfikować prawidłowość naliczenia świadczeń oraz zasadność wyłączenia ich z podstawy opodatkowania i oskładkowania w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Z odbywanymi przez kierowców podróżami służbowymi nierozerwalnie wiąże się zagadnienie prawa do ryczałtu za nocleg w przypadkach, gdy jest on wykorzystywany w kabinie pojazdu. Powszechnie przyjmuje się, że kierowca może w ten sposób skorzystać jedynie z odpoczynków dobowych (regularnych i skróconych) oraz 24-godzinnych skróconych odpoczynków tygodniowych. Wątpliwości dotyczą więc jedynie tego, czy umożliwienie kierowcy spania w kabinie pojazdu jest jednoznaczne z zapewnieniem mu bezpłatnego noclegu. Odpowiedź na to pytanie rozstrzyga bowiem wątpliwości dotyczące tego, czy kierowcom przysługują ryczałty noclegowe, co przez wiele lat było zagadnieniem spornym także w orzecznictwie Sądu Najwyższego.

Opisane rozbieżności ucina uchwała składu 7 sędziów Sądu Najwyższego z 12 czerwca 2014 r. (sygn. akt II PZP 1/14, OSNP 2014/12/164), w której uznano, że zapewnienie kierowcy transportu międzynarodowego możliwości spania w kabinie samochodu podczas podróży służbowych nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu w rozumieniu przepisów o podróżach służbowych. Sąd Najwyższy w powiększonym składzie podkreślił jednocześnie, że w takich okolicznościach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu na warunkach i w wysokości określonych w przepisach rozporządzenia o podróżach służbowych dla pracowników sfery budżetowej albo korzystniejszych, wynikających z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę.

Nie budzi już wątpliwości, że kierowcom zatrudnionym w transporcie międzynarodowym należy wypłacać ryczałty noclegowe. Co więcej, ich minimalna wysokość wynika z przepisów rozporządzenia MPiPS, a regulacje wewnętrzne mogą być co najwyżej korzystniejsze od powszechnie obowiązujących, co oznaczałoby konieczność opodatkowania i oskładkowania kwoty nadwyżki ponad limit z rozporządzenia.

W praktyce konieczność wypłaty ryczałtów za nocleg w kabinie prawie jest przesądzona, a więc w interesie pracodawców, którzy dotychczas nie wypłacali kierowcom ryczałtów noclegowych leży niezwłoczne wprowadzenie tych świadczeń na listy płac. W lepszej sytuacji znajdują się firmy, które podjęły decyzję o przyznaniu kierowcom ryczałtów noclegowych jeszcze przed uchwałą 7 sędziów Sądu Najwyższego, ale optymalizując koszty, zdecydowały się na obniżenie ich wysokości w przepisach wewnętrznych. Podstawą takiego działania był art. 77⁵ § 3 K.p., pozwalający pracodawcom ustalić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub w treści indywidualnych umów o pracę. Częstą praktyką było również określanie równego ryczałtu noclegowego dla wszystkich państw, do których realizowano przewozy. Poza obniżeniem kosztów znacznie ułatwiało to naliczanie tych świadczeń. Wobec wykładni zaprezentowanej przez Sąd Najwyższy w omawianej uchwale, również ta praktyka jest obecnie wykluczona. Skoro minimalna wysokość ryczałtu to 25% limitu hotelowego określonego w załączniku do rozporządzenia, pracodawcy ci muszą zdecydować się na podwyższenie go do tej wysokości. Najlepszą praktyką okazało się wypłacanie ryczałtów noclegowych w pełnej wysokości, wynikającej z załączników do rozporządzenia. Firmy, które tak postępowały, nie mają żadnych zaległości wobec kierowców, mogą więc nadal wypłacać ryczałty noclegowe na dotychczasowych zasadach. Jedyną kwestią wymagającą rozstrzygnięcia w wewnętrznych przepisach płacowych jest to, czy ryczałt przysługuje w wysokości określonej dla państwa docelowego podróży, czy też państwa faktycznego korzystania z noclegu.

Uwaga! Organizacja przewoźników złożyła do Trybunału Konstytucyjnego wniosek o uznanie niezgodności z Konstytucją RP przepisów regulujących zasady wypłaty ryczałtów za noclegi. Powstało również kilka projektów zmian przepisów o podróżach służbowych kierowców.