Dokumenty związane z procesem rekrutacyjnym

Przydatność danej osoby na wolne stanowisko pracy pracodawca może sprawdzić przez: analizę dokumentów złożonych przez kandydata, w tym ustalenie jakie posiada kwalifikacje i doświadczenie zawodowe, lub bezpośrednią z nią rozmowę (czasem sprawdzając umiejętności praktyczne).

Po dokonaniu wyboru i podjęciu decyzji o zatrudnieniu kandydata na podstawie stosunku pracy, obowiązkiem pracodawcy jest zgromadzenie dokumentacji niezbędnej do zawarcia umowy o pracę, jak również koniecznej dla ustalenia ogólnego stażu pracy pracownika oraz uprawnień wynikających z zatrudnienia. Przypominamy, że staż tzw. ogólny (uwzględniający okresy pracy w innych miejscach oraz z nimi zrównane) ma znaczenie przede wszystkim dla prawa i wymiaru urlopu wypoczynkowego, lecz może mieć także dla określonych uprawnień płacowych bądź innych przywilejów pracowniczych.

Zgodnie z art. 22¹ K.p., pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
   
• imiona rodziców,
   
• datę urodzenia,
   
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
   
• wykształcenie,
   
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po zatrudnieniu pracownika może żądać podania również:

• innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
   
• numeru PESEL nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia. Pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania przez okazanie dowodu osobistego, prawa jazdy lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Dokumentowanie podjęcia pracy regulują także przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), dalej rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z powołanych regulacji prawnych wynika, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie powinna złożyć pracodawcy następujące dokumenty:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
   
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
   
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
   
• świadectwo ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
   
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
   
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Kandydat do pracy może przedłożyć ponadto dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym ubiega się o pracę oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych. W praktyce kadrowej stosuje się w procesie rekrutacji list motywacyjny oraz skrócony życiorys - curriculum vitae (CV).

Uwaga! Pracodawca nie jest upoważniony do żądania innych dokumentów niż wymienione, chyba że wynika to z innej podstawy prawnej. Przykładowo w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba karana za przestępstwo popełnione umyślnie (art. 4 pkt 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej - Dz. U. z 2014 r. poz. 1111 z późn. zm.). Dlatego od kandydata wymagana jest informacja o niekaralności.

Powołane rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej przewiduje dwa rodzaje kwestionariuszy, dostosowane do wymogów Kodeksu pracy, pierwszy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a drugi dla pracownika.

Przykłady kwestionariuszy osobowych prezentujemy na str. 67-68.