Jak wykazać w drukach ZUS opóźnioną wypłatę wynagrodzenia pracownikom?

Zasadniczo zatrudnionym w firmie pracownikom wypłacamy pensje za dany miesiąc w ostatnim dniu roboczym tego miesiąca. Wyjątkowo jednak pensję za sierpień 2016 r. pracownicy otrzymali dnia 1 września 2016 r. Ponadto we wrześniu br. zostanie im też wypłacone wynagrodzenie za wrzesień br. Czy w tej sytuacji w imiennych raportach ZUS RCA sporządzonych za nich za sierpień 2016 r. powinniśmy byli naliczyć składki ubezpieczeniowe do ZUS?

Dla każdej osoby ubezpieczonej, dla której podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o PDOF, w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za dany miesiąc płatnik uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wszystkich podlegających oskładkowaniu wypłat - dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dokumenty te dotyczą. Takie uregulowanie wynika z § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (Dz. U. nr 78, poz. 465 ze zm.).

Jeżeli natomiast w danym miesiącu pracownicy nie otrzymali żadnych przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek ZUS, wówczas pracodawca w miesiącu tym nie nalicza za nich żadnych składek ubezpieczeniowych. W takim przypadku sporządza za takie osoby m.in. imienny raport miesięczny ZUS RCA z wykazanymi w nim zerowymi zarówno podstawami wymiaru, jak i składkami na poszczególne rodzaje ubezpieczeń. Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej - formularz ZUS DRA i jako komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc przekazuje do ZUS.

W pytaniu wskazano, iż zakład pracy w sierpniu br. nie wypłacił pracownikom wynagrodzeń ze stosunku pracy, które były im należne za ten miesiąc. Przedmiotową wypłatę osoby te otrzymały w dniu 1 września 2016 r. Jeśli pracownicy w sierpniu 2016 r. nie otrzymali żadnych innych przychodów podlegających składkom ZUS, to wtedy zakład pracy zobowiązany był przekazać za nich za ten miesiąc do organu rentowego m.in. zerowe imienne raporty ZUS RCA. Składki ubezpieczeniowe naliczone od wynagrodzeń za sierpień 2016 r. (wypłaconych we wrześniu br.) zakład pracy wykaże dopiero w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za pracowników za wrzesień 2016 r. W tym bowiem miesiącu zostały im one wypłacone.

Wzory druków ZUS RCA i ZUS DRA dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w dziale Składki ZUS

Zwracamy jednocześnie uwagę, że w sytuacji dokonania pracownikowi kilku wypłat w jednym miesiącu kalendarzowym w różnych terminach i za różne okresy (tak jak w sytuacji opisanej w pytaniu), składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy należy ustalać od każdej dokonanej wypłaty w sposób narastający. Polega to na tym, że rozliczając każdą kolejną wypłatę należy łączyć ją z wypłatami wcześniejszymi, a ostatnia wypłata będzie stanowiła jednocześnie korektę wcześniej dokonanych rozliczeń. W ten sposób składki ZUS i zaliczka na podatek jest ustalona od sumy wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu.