Złożenie do akt osobowych oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich

Czy posiadanie w aktach osobowych pracownika oświadczenia o zamiarze korzystania z 2 dni wolnych od pracy w celu sprawowania opieki nad dzieckiem do 14 lat jest obowiązkiem pracodawcy? Czy pracodawca powinien wymagać złożenia tego dokumentu, jeżeli pracownik jest zatrudniony tylko na 1/8 etatu?

Zgodnie z art. 188 § 1 K.p., pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z uprawnienia tego korzystać może jedno z nich (art. 189¹ K.p.). Mogą się również nim podzielić.

Przepisy Kodeksu pracy nie obligują pracodawcy wprost do odebrania od pracownika oświadczenia o zamiarze lub braku zamiaru korzystania przez niego z uprawnień związanych z rodzicielstwem. Taki obowiązek można wywieść z art. 94 pkt 9a K.p. Zgodnie z tym przepisem, obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Według § 6 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy... (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), akta te pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika, a w części B tych akt przechowuje oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ K.p.

W świetle powołanych przepisów, każdy pracownik (rodzic lub opiekun dziecka w wieku do 14 lat) powinien złożyć pracodawcy oświadczenie o zamiarze (lub o braku zamiaru) korzystania z uprawnień rodzicielskich wskazanych w art. 189¹ K.p. (w tym także o zamiarze lub braku zamiaru korzystania ze zwolnienia wynikającego z art. 188 K.p.).

W takim oświadczeniu pracownik powinien tylko zadeklarować swoją wolę w tym zakresie. Pracodawca nie może wymagać, aby pracownik wskazywał w nim sposób, w jaki chciałby z tego zwolnienia korzystać, tj. w dniach czy w wymiarze godzinowym. Zgodnie bowiem z art. 188 § 2 K.p., o sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy na dziecko w wieku do 14 lat decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w tym roku.

Przepisy nie regulują jak często pracodawca powinien takie oświadczenie od pracownika odbierać. Przyjmuje się, że wystarczy, jeśli nastąpi to jednorazowo przy nawiązywaniu stosunku pracy, a jeśli w tym czasie pracownik nie ma jeszcze dzieci - zaraz po ich urodzeniu.

Pracownik, który zmieni zdanie co do korzystania z uprawnień wskazanych w art. 189¹ K.p., może w każdym czasie złożyć pracodawcy nowe oświadczenie.

Powyższe nie dotyczy sposobu wykorzystywania zwolnienia (na dni lub godziny), o czym decyduje się raz w roku.

Prawo pracownika do korzystania z omawianego zwolnienia na dziecko (art. 188 K.p.) uzależnione jest jedynie od faktu wychowywania przez pracownika co najmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat. Bez znaczenia jest natomiast podstawa nawiązania stosunku pracy oraz wymiar czasu pracy pracownika. Fakt, że pracownik zatrudniony jest tylko na 1/8 etatu nie pozbawia go prawa do tego zwolnienia, co oznacza, że i od niego pracodawca powinien takie oświadczenie odebrać. Wymiar etatu ma znaczenie tylko przy udzielaniu ww. zwolnienia w wymiarze godzinowym.