Poinformowanie ubezpieczonego o obowiązku dostarczania e-ZLA

Jako osoba fizyczna prowadzę jednoosobową pozarolniczą działalność gospodarczą. Na początku stycznia 2017 r. zamierzam zatrudnić trzech pracowników. Do tej pory nie zatrudniałem żadnych pracowników, dlatego nie posiadam profilu informacyjnego płatnika składek. Czy muszę poinformować pracowników o konieczności dostarczania mi e-zwolnień lekarskich w formie papierowej? Jeżeli tak, to jak i kiedy to zrobić?

Profil informacyjny płatnika składek jest tworzony za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. Obowiązek jego utworzenia dotyczy płatników składek zobowiązanych, na podstawie art. 47a ust. 1 ustawy systemowej, do przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego, a więc rozliczających składki za więcej niż 5 osób. Tak wynika z art. 58 ust. 2-3 ustawy zasiłkowej.

Natomiast płatnik składek nieposiadający profilu informacyjnego płatnika składek jest zobowiązany poinformować ubezpieczonego, w formie pisemnej, w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczania mu przez ubezpieczonego:

• wydruku wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 55a ust. 6 ustawy zasiłkowej, albo 
   
• zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 55a ust. 7 ustawy zasiłkowej.

Stanowi o tym art. 58 ust. 5 ustawy zasiłkowej.

Skoro Czytelnik nie posiada profilu informacyjnego płatnika składek i zamierza zatrudnić pracowników na początku stycznia 2017 r., to w pierwszym dniu zatrudnienia pracowników ma obowiązek poinformować ich o konieczności dostarczania wymienionych zaświadczeń lekarskich.

Jeśli jednak później zdecyduje się na utworzenie profilu informacyjnego, jego powinnością będzie poinformowanie ubezpieczonego o ustaniu obowiązku dostarczania wymienionych wcześniej dokumentów. Wypełnienie tego obowiązku może nastąpić wyłącznie w formie pisemnej, a ponadto w terminie 7 dni od dnia utworzenia profilu informacyjnego. Kwestię tę reguluje art. 58 ust. 5 i 6 ustawy zasiłkowej.

Warto bowiem podkreślić, iż nic nie stoi na przeszkodzie, aby także płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób założyli taki profil. Dzięki temu również oni będą mogli otrzymywać drogą elektroniczną wystawione ich ubezpieczonym e-zwolnienia.

Przy czym, płatnik składek, który utworzył profil informacyjny, jest obowiązany do jego utrzymywania także wówczas, gdy nie ma do niego zastosowania obowiązek przekazywania do ZUS dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego.