Obowiązki pracodawcy wobec pracownika w sprawach emerytur i rent

Zakres powinności pracodawcy wobec pracownika rozpoczyna się od gromadzenia niezbędnej dokumentacji do ustalenia prawa do świadczeń, a kończy w zasadzie na kompletowaniu wniosków emerytalno-rentowych. Ponadto w trakcie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu, pracodawca wydaje zaświadczenia, które służą osobie zainteresowanej do ustalenia prawa do świadczenia albo jego wysokości.

Obowiązki pracodawcy

Do obowiązków pracodawcy należy przede wszystkim:

• gromadzenie dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia, 
   
• wydawanie zaświadczeń niezbędnych do przyznania świadczenia, zarówno pracownikowi, jak i organowi rentowemu, 
   
• przygotowanie wniosku o świadczenia emerytalno-rentowe, 
   
• poinformowanie rodziny zmarłego pracownika o warunkach uzyskania prawa do renty rodzinnej.

Kwestie te reguluje art. 125 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, zwanej ustawą emerytalną.

Co ważne, wymienione obowiązki należą również do innych płatników składek, z wyjątkiem zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące.

Ponadto płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Gromadzenie dokumentacji

Ustawodawca zobowiązał pracodawcę do gromadzenia dokumentacji, która w przyszłości będzie pracownikowi niezbędna do udokumentowania prawa do świadczeń oraz ich wysokości. Zgromadzenie przez pracodawcę pełnej dokumentacji z przebiegu ubezpieczenia pracownika nie narazi pracodawcy na problemy związane z potwierdzeniem okresu świadczonej pracy, zarówno jeśli będzie miało to miejsce bezpośrednio po ustaniu zatrudnienia, jak również w przyszłości, kiedy były już pracownik zwróci się z takim wnioskiem.

Pracodawca powinien gromadzić dokumentację potwierdzającą wskazane okoliczności. Jeżeli w oparciu o nieprawidłowo wystawione przez niego zaświadczenie ubezpieczony uzyska korzyść materialną w postaci nienależnie pobranego świadczenia, wówczas obowiązkiem jego zwrotu może zostać obciążony pracodawca.

Ubezpieczony, ubiegający się o ustalenie prawa do emerytury lub renty, wraz z wnioskiem o takie świadczenie powinien przedłożyć dokumentację potwierdzającą m.in.:

• okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu lub emerytalnemu i rentowym, jak również 
   
• wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu i uposażenia, przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia.

Środkiem dowodowym stwierdzającym okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę jest świadectwo pracy, zaświadczenie płatnika składek lub innego właściwego organu, wydane na podstawie posiadanych dokumentów lub inny dokument. Natomiast środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia. Tak stanowi § 10 ust. 1 pkt 2, 4, § 21 ust. 1 oraz § 22 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, zwanego dalej rozporządzeniem.

Przy czym wymienione dokumenty nie są wymagane, jeżeli:

• konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa i wysokości świadczenia,
   
• dokumenty zostały już złożone w organie rentowym dla celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa do innego świadczenia.

Przepisy ustawy emerytalnej nakazują wydawanie pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Jeśli chodzi o organ rentowy, to ma on ponadto możliwość zwrócenia się do płatnika składek z żądaniem wystawienia dokumentów (zaświadczeń). Pełny katalog takich dokumentów wymienia art. 125a ust. 1-3 ustawy emerytalnej (patrz ramka).

Kompletowanie wniosków

Wniosek o rentę z tytułu niezdolności do pracy pracodawca jest zobowiązany przygotować i przedłożyć organowi rentowemu na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłku chorobowego. Przy czym przygotowanie tego wniosku wymaga zgody pracownika.

Ustawodawca zobowiązał pracodawcę również do przygotowania wniosku o emeryturę dla pracownika i przedłożenia go za jego zgodą organowi rentowemu. Powinien tego dokonać nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę.

Data sporządzenia wniosku o świadczenie przez płatnika składek jest, z reguły, datą zgłoszenia takiego wniosku.

Co ważne, ubezpieczeni urodzeni po 31 grudnia 1948 r., do których nie stosuje się art. 46-47, 50, 50a oraz 50e ustawy emerytalnej, zgłaszają wnioski o emeryturę bezpośrednio w organie rentowym (art. 182 ustawy emerytalnej). Pomoc pracodawcy w tym zakresie nie jest jednak wykluczona (przykład).

Informacja o przychodach emerytów lub rencistów

Na pracodawcy zatrudniającym emeryta lub rencistę spoczywa obowiązek zawiadomienia organu rentowego o podjęciu przez te osoby działalności m.in. podlegającej obowiązkowi ubezpieczenia społecznego.

Kolejnym obowiązkiem związanym z tą okolicznością jest poinformowanie ZUS o wysokości przychodu osiągniętego przez takiego świadczeniobiorcę.

Pracodawca zatrudniający emeryta lub rencistę stosowną informację o wysokości osiągniętego przychodu przez aktywnego zawodowo świadczeniobiorcę jest zobowiązany przekazać po upływie roku kalendarzowego. Stanowi o tym art. 127 ust. 2 ustawy emerytalnej.

ZUS może rozliczyć zarobkującego świadczeniobiorcę systemem rocznym lub miesięcznym. W sporządzanej informacji warto więc wykazać przychody nie tylko w ujęciu całorocznym, lecz także w rozbiciu na poszczególne miesiące rozliczanego roku.

Pracodawca zawiadamia organ rentowy do końca lutego każdego roku o łącznej kwocie przychodu osiągniętego przez osoby uprawnione do wskazanych świadczeń. Co istotne, podmiot zatrudniający emerytów, którzy przed rozpoczęciem pracy ukończyli indywidualny powszechny wiek emerytalny, jest zwolniony z przekazywania do ZUS omawianej informacji. Świadczeniobiorców tych nie dotyczy bowiem zawieszenie prawa do świadczenia lub zmniejszenie jego wysokości.