Wystawianie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

Osoba ubiegająca się o świadczenie emerytalno-rentowe, do obliczenia którego wymagane jest ustalenie podstawy jego wymiaru, zobowiązana jest do przedłożenia wraz z wnioskiem dokumentu stwierdzającego wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia. Do wystawienia takiego dokumentu zobowiązany jest płatnik składek. Przy czym płatnik składek będący pracodawcą potwierdza wysokość osiągniętych wynagrodzeń przez pracownika z reguły w zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7.

Potwierdzenie ubezpieczenia

Środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu, uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są m.in. zaświadczenia pracodawcy wystawiane pracownikowi na druku ZUS Rp-7.

Pierwsza część formularza to dane identyfikacyjne:

• pracodawcy: NIP, REGON, nr PESEL, seria i nr dowodu osobistego lub paszportu; przy czym, podanie nr PESEL albo serii i nr dowodu osobistego lub paszportu jest wymagane, jeżeli płatnikowi nie nadano NIP i REGON, 
   
• pracownika: nazwisko, imię, dla mężatek również nazwisko panieńskie, data urodzenia, nr PESEL, potwierdzenie okresu zatrudnienia, stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy oraz w przypadku zatrudnienia wykonywanego przed 15 listopada 1991 r. - wymiar czasu pracy.

W pkt 2 omawianego formularza wymagane jest wskazanie przypadających w trakcie trwania stosunku pracy okresów:

• pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego po dniu 28 lutego 1995 r. na podstawie Kodeksu pracy lub innych przepisów, 
   
• pobierania po dniu 14 listopada 1991 r. zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, 
   
• przebywania na urlopie bezpłatnym, urlopie bezpłatnym udzielonym na wychowywanie dzieci - wychowawczym (wówczas wymagane jest podanie imienia i daty urodzenia dziecka), 
   
• za które nie wypłacono wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, z wyjątkiem pierwszego dnia niezdolności do pracy.

Jeżeli po dniu 14 listopada 1991 r. były wielokrotnie wypłacane ubezpieczonemu zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz po dniu 28 lutego 1995 r. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, wówczas pracodawca powinien dołączyć załącznik zawierający wykaz okresów, za które zostały wypłacone te świadczenia. Stanowił on będzie integralną część zaświadczenia ZUS Rp-7.

Reguły wykazywania wynagrodzenia

Podstawę wymiaru emerytury i renty stanowi przeciętna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe albo na ubezpieczenie społeczne. Do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń przyjmuje się więc składniki wynagrodzenia (dochodu, przychodu) objęte obowiązkiem opłacania składek na wymienione ubezpieczenia.

Przy czym wynagrodzenie (lub jego składniki) stanowiące podstawę wymiaru składek, wypłacone po upływie danego roku, należy doliczyć do wynagrodzenia za rok, za który przysługują. Może to mieć miejsce w przypadku premii kwartalnej, trzynastki, gdy istnieje możliwość ustalenia okresu, za który dany składnik przysługuje. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie okresu, za jaki przysługuje dana wypłata, dolicza się ją do roku, w którym dany składnik wynagrodzenia został wypłacony.

W tabeli zamieszczonej w pkt 3 zaświadczenia ZUS Rp-7 pracodawca powinien wskazać odpowiednio wynagrodzenie - przychód (dochód) - uposażenie pracownika osiągnięte za dany rok kalendarzowy (patrz ramka).

W razie wątpliwości, czy dany składnik podlega wliczeniu do podstawy wymiaru, pracodawca nie powinien wykazywać go w tabeli zamieszczonej w pkt 3 zaświadczenia ZUS Rp-7, lecz podać w pkt 6 tego dokumentu kwotę, datę wypłaty, tytuł wypłaty i okres, za który składnik ten przysługiwał.