Ekwiwalent za używanie przez pracowników własnych narzędzi, w tym własnego telefonu

Rozstrzygnięcie składkowe

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.

Omawiane wyłączenie dotyczy kwot wypłaconych pracownikowi, a określonych przez pracodawcę (wydaje się, że najbezpieczniej w funkcjonujących u danego pracodawcy przepisach płacowych) jako ekwiwalent pieniężny. Należy mieć jednak na uwadze, że zwolnienie wynikające z powołanego przepisu ma zastosowanie po spełnieniu następujących warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony pracownikowi w formie pieniężnej (nie może być to zwrot kosztów w innej formie, np. w towarze),
   
• narzędzia, materiały lub sprzęt rzeczywiście są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy,
   
• rzeczy te stanowią własność pracownika,
   
• kwota wypłaconego ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom (zachodzi racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy rzeczy oraz stopniem zużycia dokonanego w trakcie tego użyczenia - wydatek nieuwzględniający tego kryterium nie może być uznany za ekwiwalent).

W świetle powyższego, w podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się ekwiwalentów pieniężnych wypłacanych z tytułu używania w pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu będących własnością pracownika, jeśli ich wysokość odzwierciedla faktycznie poniesione przez pracownika koszty.

W tym miejscu warto jeszcze wspomnieć o kwocie zwrotu pracownikowi kosztów używania prywatnego telefonu (stacjonarnego lub komórkowego) do celów służbowych. Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione w związku z użytkowaniem prywatnego telefonu do celów służbowych i wydatki te spełniają warunki uznania ich za ekwiwalent pieniężny, to nie stanowią one podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Taki wydatek korzysta z wyłączenia ze składek na ubezpieczenia w wysokości kosztów faktycznie wykonywanych rozmów służbowych oraz rekompensaty za zużycie prywatnego telefonu. Gdyby jednak pracodawca wypłacał pracownikowi ryczałt za używanie prywatnego telefonu, to kwotę tę powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Na mocy powołanych na wstępie przepisów nie można zwolnić z oskładkowania ryczałtów, które nie uwzględniają faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków z tytułu korzystania z własnego telefonu dla celów służbowych.

Rozstrzygnięcie podatkowe

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof, wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 13 marca 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 59/07): "Płatnik, stosując przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, musi zatem wykazać, że narzędzia, materiały czy sprzęt, którymi posługuje się pracownik wykonując pracę dla pracodawcy, stanowią jego własność. Musi zatem dysponować odpowiednimi dowodami. Z tego też względu winien zażądać od pracownika wykazania dowodem, który nie budzi wątpliwości, że konkretne narzędzie jest jego własnością. Z reguły będą to (...) faktury, dowody zakupu. Oświadczenie, aby mogło stanowić dowód własności sprzętu czy narzędzi, nie może budzić wątpliwości, a więc winno być poparte takimi dowodami, które pozwolą bez wątpienia uznać je za potwierdzające prawo własności pracownika do danego sprzętu, narzędzi czy materiałów.".