Samochody używane przez pracowników do celów służbowych

Rozstrzygnięcie składkowe

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Koszty te zwolniono z oskładkowania do wysokości:

• miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
   
• nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przepisami regulującymi zwrot kosztów używania pojazdów przez pracowników dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.), dalej rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r.

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
   
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,
   
• dla motocykla - 0,2302 zł,
   
• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Zwrot kosztów używania pojazdu przez pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Miesięczny limit kilometrów ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten nie może miesięcznie przekroczyć:

• 300 km - w gminie/mieście do 100 tys. mieszkańców,
   
• 500 km - w gminie/mieście ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
   
• 700 km - w gminie/mieście ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit może zostać podwyższony: w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych - maksymalnie do 1.500 km, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej - maksymalnie do 3.000 km.

Przepisy powołanego rozporządzenia ograniczają swobodę pracodawcy w ustalaniu limitów, ale wyłącznie co do ich maksymalnej wysokości. Oznacza to, że pracodawca może ustalić pracownikowi niższy limit.

Reasumując, z przepisów rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. wynika, że pracownik może otrzymać zwrot kosztów używania w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy:

• w formie miesięcznego ryczałtu - w kwocie wynikającej z przemnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego przez pracodawcę miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne (limitu ustalonego przez pracodawcę w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście),
   
• na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki - w kwocie wynikającej z przemnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów.

Przy czym, kwota zwrotu tzw. kilometrówki musi mieć potwierdzenie w prowadzonej przez pracownika, zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o pdof, ewidencji przebiegu pojazdu, która powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Przy ustalaniu kwoty ryczałtu należy pamiętać:

• o złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu; oświadczenie to powinno zawierać: dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny), określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych,
   
• o zmniejszeniu kwoty ryczałtu o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Tak ustalone kwoty zwrotu (w formie ryczałtu i kilometrówki) nie są oskładkowane.

Pracownik użytkuje dla celów służbowych w jazdach lokalnych prywatny samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³. Pracodawca ustalił limit kilometrów w wysokości 200 km. Pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 167,16 zł (200 km x 0,8358 zł).

W marcu br. pracownik przebywał przez 6 dni na urlopie wypoczynkowym. Kwota miesięcznego ryczałtu została zmniejszona o 1/22 za każdy dzień nieobecności, czyli łącznie o 45,59 zł, zgodnie z wyliczeniem: 1/22 x 167,16 zł x 6 dni. Zatem w marcu 2017 r. pracodawca wypłacił pracownikowi ryczałt w kwocie 121,57 zł, tj. 167,16 zł - 45,59 zł. Kwota ryczałtu jest wyłączona ze składek ZUS.

Interpretacja indywidualna ZUS z 12 kwietnia 2013 r., znak DI/100000/451/227/2013 w sprawie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego oraz do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki, wynikających z dodatkowego rozliczenia tych kosztów na podstawie kolejnej umowy cywilnoprawnej. Wnioskodawca wskazał, iż pracownicy wykonują pracę na terenie trzech gmin każdy. Przy jej wykonywaniu wykorzystują własne samochody prywatne, na które mają zawartą umowę cywilnoprawną na korzystanie z pojazdu własnego do celów służbowych w jazdach lokalnych. Każdy z pracowników ma podpisaną umowę na jeden ryczałt pieniężny w jazdach lokalnych na teren tylko jednej gminy. Wnioskodawca planuje wprowadzenie oprócz ryczałtu pieniężnego w jazdach lokalnych dodatkowego rozliczenia pozostałych kilometrów w formie tzw. kilometrówek na pozostałe gminy w ramach tzw. jazd lokalnych. Wnioskodawca zadał pytanie, czy w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do czynności służbowych może być zawarta umowa cywilnoprawna na korzystanie z własnego pojazdu pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych, zarówno do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego oraz jednocześnie do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu tzw. kilometrówka oraz czy te dwa rozliczenia nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. ZUS wyjaśnił, że: "(...) Konstrukcja (...) przepisu § 2 ust. 1 pkt 13 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. przyznaje uprawnienie do wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przedmiotowych kosztów ale tylko do limitów ściśle określonych przez rozporządzenie (...) z dnia 25 marca 2002 r. w oparciu o jedną z form zwrotu tych kosztów ustaloną zgodnie przez strony w umowie cywilnoprawnej, tj. miesięczny ryczałt albo liczba faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka). Nie odniesie zatem skutku w zakresie zwolnienia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dodatkowa umowa cywilnoprawna przyznająca zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy w formie tzw. kilometrówki. (...)".

Rozstrzygnięcie podatkowe

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof, wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie to przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

W praktyce zwolnienie to dotyczy na przykład:

• pracowników służby leśnej, w tym również strażników leśnych, którym zgodnie z art. 46a ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2015 r. poz. 2100 z późn. zm.) może być przyznane prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem własnych pojazdów, do celów służbowych, w jazdach lokalnych,
   
• listonoszy, na podstawie art. 19 ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. nr 180, poz. 1109 z późn. zm.).

Pracodawca na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem zwraca pracownikowi koszty używania w celach służbowych do jazd lokalnych samochodu osobowego będącego własnością pracownika o pojemności skokowej silnika 1.968 cm³. Zwrotu dokonuje w wysokości faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów pomnożonych przez stawkę za 1 km określoną w przepisach rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. Z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika wynika, że w marcu 2017 r. przejechał 590 km. Pracodawca wypłacił pracownikowi kilometrówkę w kwocie 493,12 zł (590 km x 0,8358 zł). Kilometrówka nie podlega oskładkowaniu; w całości jest opodatkowana.

Gdyby pracodawca wypłacił pracownikowi kilometrówkę w wysokości wyższej, to od nadwyżki obowiązany byłby rozliczyć składki ZUS. W podstawie opodatkowania uwzględniłby pełną kwotę.