Nagrody jubileuszowe (gratyfikacje)

Rozstrzygnięcie składkowe

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie stanowią nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Zwolnienie nagrody jubileuszowej z oskładkowania jest więc uzależnione od warunków jej przyznawania zawartych w zakładowych źródłach prawa pracy, np. w regulaminie wynagradzania, regulaminie nagród jubileuszowych czy układzie zbiorowym pracy. Jeśli w tych przepisach uregulowano, że pracownik jest uprawniony do nagrody nie częściej niż co 5 lat, to taka nagroda jest wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS. Decydującą datą jest przy tym data nabycia przez pracownika prawa do tej nagrody, a nie data jej wypłaty.

Od zasady, że nagroda jubileuszowa przyznana pracownikowi w okresie krótszym niż 5 lat podlega oskładkowaniu, istnieje kilka wyjątków. Zgodnie ze stanowiskiem ZUS przedstawionym w piśmie z 10 marca 2003 r. (znak FUu 400-826/02), podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe wypłacone w sytuacji, gdy:

1) pracownik nabywa prawo do nagrody w okresie krótszym niż 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody, z uwagi na fakt, że w czasie 5-letniego okresu oczekiwania na następną nagrodę, przedstawi dokumenty potwierdzające zatrudnienie, które wcześniej nie były uwzględnione przy ustalaniu prawa do nagrody;

Obowiązujące u pracodawcy przepisy płacowe przewidują wypłatę nagrody jubileuszowej co 5 lat. W związku z tym, wypłacono pracownikowi nagrodę jubileuszową za 15 lat pracy. Nagrody tej nie wliczono do podstawy wymiaru składek.

Obecnie (nie minęło jeszcze 5 lat od wypłaty poprzedniej nagrody) pracownik przedstawił dokumenty potwierdzające zatrudnienie, które wcześniej nie zostało uwzględnione przy ustalaniu prawa do nagrody. Pracodawca na podstawie przedłożonych dokumentów wypłacił pracownikowi kolejną nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy. Chociaż okres pomiędzy wypłatą nagrody za 15 i 20 lat wyniósł mniej niż 5 lat, również ta nagroda nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

2) nagroda jest wypłacana w dniu rozwiązania stosunku pracy pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody z tytułu upływu kolejnych 5 lat, brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, a rozwiązanie to następuje w związku z przejściem pracownika:

• na emeryturę,
   
• na rentę z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo
   
• na rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy albo choroba zawodowa;

Obowiązujące u pracodawcy przepisy płacowe przewidują wypłatę nagrody jubileuszowej co 5 lat. Pracodawca wypłacił pracownikowi przechodzącemu na emeryturę nagrodę jubileuszową, chociaż do okresu 5 lat do nabycia prawa do tej nagrody (o którym mowa w regulaminie wynagradzania) brakowało 5 miesięcy - licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy. Nagroda ta nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.

3) nagroda przysługuje w przemyśle wydobywczym członkom drużyn ratowniczych (z wyjątkiem specjalistów) bez względu na częstotliwość faktycznej ich wypłaty;

4) nagroda jubileuszowa wypłacana jest częściej niż co 5 lat, z uwagi na to, że prawo do jej nabycia nastąpiło wskutek zmiany wewnątrzzakładowych przepisów, regulujących zasady przyznawania tych nagród, przy czym warunkiem jest aby zarówno nowe, jak i "stare" przepisy przewidywały przyznawanie nagrody nie częściej niż co 5 lat, a pracodawca, zmieniając je, nie działał w celu ominięcia prawa poprzez częstą zmianę przepisów dotyczących nagród jubileuszowych w celu wypłaty kwot wolnych od składek;

5) nagrody wypłacane są w przypadku, gdy do osiągnięcia kolejnego 5-lecia uprawniającego do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, a pracownik po rozwiązaniu stosunku pracy przechodzi na świadczenie przedemerytalne.

Obowiązujące u pracodawcy przepisy płacowe przewidują wypłatę nagrody jubileuszowej co 5 lat. Pracodawca wypłacił pracownikowi przechodzącemu na świadczenie przedemerytalne nagrodę jubileuszową, chociaż do okresu 5 lat do nabycia prawa do kolejnej nagrody brakowało 8 miesięcy - licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy. Nagroda ta nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.

W powołanym piśmie z 10 marca 2003 r. ZUS odniósł się także do nagród jubileuszowych wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1981 r. w sprawie szczególnych przywilejów dla pracowników górnictwa - Karta górnika (Dz. U. z 1982 r. nr 2, poz. 13 z późn. zm.). Na podstawie § 10 ust. 3 tego rozporządzenia, pracownicy górnictwa po przepracowaniu co najmniej 25 lat pracy otrzymują oprócz pieniężnej nagrody jubileuszowej pamiątkowy zegarek. ZUS przyjął, że zegarek stanowi nierozłączny element nagrody jubileuszowej, przez co w konsekwencji jego wartość podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek.

Wspomnijmy, że gdy pracodawca dokonując zmian w przepisach płacowych, likwiduje instytucję nagród jubileuszowych, przewidując przy tym możliwość wypłaty świadczeń mających charakter rekompensaty za rezygnację z jej przyznawania, to takie świadczenie może być wyłączone z oskładkowania. Warunkiem jest jednak, aby dotychczas obowiązujące zasady przyznawania nagród jubileuszowych przewidywały ich wypłatę nie częściej niż co 5 lat.

Interpretacje indywidualne ZUS

1) z 29 listopada 2016 r., znak WPI/200000/43/1235/2016 w sprawie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyrównania nagrody jubileuszowej wypłaconej w wysokości niższej niż należna. ZUS wyjaśnił, że: "(...) wyrównanie nagrody jubileuszowej wypłacanej według zasad określających warunki ich przyznania przysługującej pracownikowi nie częściej niż co 5 lat, nie stanowi wypłaty kolejnej nagrody jubileuszowej lecz jest związane z wypłatą nagrody jubileuszowej z tytułu przepracowania (...) lat, w związku z czym kwota wyrównania podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (...)".

2) z 14 listopada 2016 r., znak DI/100000/43/1033/2016 w sprawie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wartości nagród jubileuszowych, jeżeli zasada nabycia przez pracowników prawa do tych nagród nie częściej niż co 5 lat wynika z regulaminu wynagradzania. Wnioskodawca wskazał, że planuje zmienić w regulaminie wynagradzania zasady nabywania prawa do nagrody jubileuszowej. ZUS wyjaśnił, że jeśli: "(...) prawo do nagród jubileuszowych jest i będzie nadal zagwarantowane w regulaminie wynagradzania, tym samym, jeśli według zasad określających warunki ich przyznawania tam zawartych, będą przysługiwać one wszystkim pracownikom na równych zasadach nie częściej niż co 5 lat, będą podlegały wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. (...)".

3) z 18 sierpnia 2016 r., znak DI/100000/43/744/2016 w sprawie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wypłacanych pracownikom nagród jubileuszowych. Wnioskodawca wskazał, że zamierza, w drodze uchwały wspólników, wprowadzić regulamin przyznawania pracownikom nagród jubileuszowych za staż pracy w spółce. Regulamin będzie przewidywał możliwość przyznania nagrody w wysokości uzależnionej od czasu pracy w spółce oraz zastrzeżenie, że nagroda nie będzie mogła zostać przyznana pracownikowi częściej niż raz na 5 lat. ZUS stwierdził, że: "(...) wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nagrody jubileuszowe podlegają jedynie wtedy, gdy zasady (warunki) ich przyznawania zostaną uregulowane w zakładowych źródłach prawa pracy (np. w regulaminie wynagradzania, zakładowym układzie zbiorowym pracy czy - jak to ma miejsce w opisanym przypadku - w regulaminie nagród jubileuszowych).

W sytuacji, gdy prawo do nagrody wynika z indywidualnej decyzji pracodawcy (podejmowanej np. w stosunku do wybranej grupy pracowników), a nie z wewnętrznych przepisów regulujących zasady przyznawania nagród, określających stałe i klarowne zasady wypłaty nagrody oraz sposób obliczania jej wysokości lub gdy według zasad określających warunki przyznawania nagród będzie ona przysługiwała pracownikowi częściej niż co 5 lat, wysokość nagrody będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. (...)".

4) z 25 kwietnia 2016 r., znak DI/100000/43/409/2016 w sprawie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne jednorazowej rekompensaty wypłacanej pracownikom z tytułu likwidacji nagrody jubileuszowej. Wnioskodawca wskazał, iż zamierza zmienić regulamin wynagradzania. Zmieniony regulamin nie będzie przewidywał przyznawania pracownikom świadczeń w postaci nagród jubileuszowych. Po zlikwidowaniu nagród jubileuszowych pracodawca zamierza wypłacić wszystkim pracownikom zgromadzoną na ten cel rezerwę w ramach jednorazowej rekompensaty z tytułu likwidacji nagród jubileuszowych. Wskazane świadczenie otrzymaliby wszyscy pracownicy, zarówno ci, którzy mają przepracowaną odpowiednią liczbę lat, jak i ci, którzy prawo do nagrody jubileuszowej nabyliby dopiero w przyszłości. ZUS wskazał, że: "(...) decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tego typu świadczeń pieniężnych z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ustawodawca przypisał periodycznemu (nie częstszemu niż co 5 lat) nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Bez znaczenia prawnego pozostaje natomiast fakt daty wypłacenia tych świadczeń pracownikowi (wypłata tych świadczeń może nastąpić więc w okresie krótszym niż 5 lat od dnia uzyskania przez pracownika poprzedniej nagrody jubileuszowej).

Tym samym, rozstrzygając możliwość wyłączenia rekompensaty spod obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, należy wziąć pod uwagę łącznie dwie przesłanki - wypłata rekompensaty następuje w związku z likwidacją nagród jubileuszowych, a dotychczas obowiązujące zasady przyznawania i wypłaty tych nagród jubileuszowych przewidywały, że nie przysługiwały one częściej niż co 5 lat. (...)" (por. także interpretację indywidualną z 21 kwietnia 2016 r., znak DI/100000/43/406/2016).

Rozstrzygnięcie podatkowe

Nagrody jubileuszowe, jako przychód ze stosunku pracy, który nie został zwolniony od podatku na mocy art. 21 ustawy o pdof, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.