vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
A A A

Dokumentacja w sprawach poszczególnych zasiłków z ZUS - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 47 (1401) z dnia 12.06.2017

Dokumentowanie prawa do świadczeń chorobowych

Osoby podlegające ubezpieczeniu chorobowemu, w razie zaistnienia określonego ryzyka, mogą korzystać odpowiednio m.in. z:

  • zasiłku chorobowego, a następnie świadczenia rehabilitacyjnego,
     
  • zasiłku macierzyńskiego i
     
  • zasiłku opiekuńczego.

Uprawnieni do wypłaty zasiłków

Prawo do wymienionych świadczeń i ich wysokość ustalają oraz należności te wypłacają:

  • płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób - wyłącznie swoim ubezpieczonym za okres przypadający w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego lub
     
  • ZUS - w pozostałych przypadkach, tj.:
     
    • ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób,
       
    • ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym, 
       
    • ubezpieczonym będącym duchownymi,
       
    • osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,
       
    • ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Kwestię tę reguluje art. 61 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej ustawą zasiłkową.

Dokumentacja podstawowa

Płatnik składek upoważniony do wypłaty zasiłków ustala do nich prawo oraz ich wysokość w oparciu o dostarczone przez ubezpieczonego dokumenty i/lub posiadane na temat ubezpieczonego informacje, m.in. w zakresie:

  • jego niezdolności do pracy,
     
  • przebiegu jego ubezpieczenia,
     
  • wysokości uzyskanego przez niego wynagrodzenia/przychodu, stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

Jeśli natomiast do wypłaty zasiłków zobowiązany jest ZUS, płatnik składek ma obowiązek przedłożyć temu organowi zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku, czyli tzw. zaświadczenie płatnika składek. Szczegółowe informacje, jakie dane powinno zawierać to zaświadczenie, zostały określone w załącznikach nr 1, 2 i 3 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków, zwanego dalej rozporządzeniem.

Przy czym płatnicy składek mogą korzystać z przygotowanych przez organ rentowy formularzy:

  • ZUS Z-3 - w przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem,
     
  • ZUS Z-3b - w przypadku ubezpieczonego prowadzącego pozarolniczą działalność, ubezpieczonego współpracującego z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność oraz duchownego,
     
  • ZUS Z-3a - w przypadku pozostałych (innych niż wskazano wyżej) ubezpieczonych niebędących pracownikami.

Zaświadczenie może być złożone w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.

Dokumentacja dodatkowa

Samo zaświadczenie płatnika składek zazwyczaj nie wystarczy do ustalenia prawa do świadczenia należnego ubezpieczonemu. Należy dołączyć do niego dokumenty potwierdzające okoliczności uzasadniające jego przyznanie, określone w ustawie zasiłkowej i rozporządzeniu, w tym m.in. odpowiednio:

  • wniosek o zasiłek chorobowy lub zasiłek opiekuńczy albo zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA, wydruk wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego (tzw. e-zwolnienie) lub zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego,
      
  • stosowne zaświadczenie lub oświadczenie potwierdzające konieczność sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8, 
     
  • odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopię potwierdzoną przez płatnika składek albo ZUS za zgodność z oryginałem, a także 
     
  • inne wymagane dokumenty wypełnione odpowiednio przez ubezpieczonego, jego płatnika składek lub lekarza prowadzącego leczenie (patrz tabela).

Nadpłata świadczeń

Przy przekazywaniu płatności świadczenia chorobowego dla swoich ubezpieczonych płatnik składek powinien zadbać o to, aby dostarczone do ZUS dokumenty:

  • były sporządzone rzetelnie, w oparciu o prawdziwe dane,
     
  • nie zawierały błędu i jednocześnie
     
  • nie pomijały istotnych dla sprawy informacji.


W celu prawidłowego wypełnienia wymaganego dokumentu płatnik składek powinien dołożyć należytej staranności.


W przypadku bowiem, gdy pobranie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z ewentualnymi odsetkami ustawowymi, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego, obciąża odpowiednio płatnika składek lub inny podmiot. Stanowi o tym art. 84 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).

Kolejne zaświadczenie płatnika składek

Zaświadczenie płatnika składek należy dostarczać do ZUS w przypadku pierwszego i kolejnych zaświadczeń lekarskich. Przy czym dla kolejnego zaświadczenia lekarskiego za okres nieprzerwanej niezdolności do pracy, zaświadczenie płatnika składek powinno być wypełnione do pkt 1 włącznie.

Nie dotyczy to jednak przypadków, gdy zaświadczenie lekarskie zostało wystawione na druku ZUS ZLA na zasadach obowiązujących do 31 grudnia 2015 r. Przesyłając do ZUS zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA wystawione za dalszy okres nieprzerwanej niezdolności do pracy nie trzeba więc przesyłać zaświadczenia płatnika składek - wystarczy podać datę dostarczenia przez pracownika zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA płatnikowi składek oraz napisać czy zatrudnienie trwa nadal, poświadczając te informacje pieczątką i podpisem.

Ponadto zaświadczenie płatnika składek powinno być złożone w razie zmiany rodzaju pobieranego zasiłku. Z tym że nie dotyczy to świadczenia rehabilitacyjnego, jeżeli zaświadczenie płatnika składek było złożone do ustalenia prawa do zasiłku chorobowego.

Jednocześnie organ rentowy zastrzega, iż płatnik składek jest zobowiązany poinformować terenową jednostkę organizacyjną ZUS o okolicznościach mających wpływ na prawo, wysokość i podstawę wymiaru zasiłku, które uległy zmianie w stosunku do podanych w zaświadczeniu płatnika składek, w tym w szczególności o ustaniu zatrudnienia.

Przykładowe dokumenty wymagane przy ubieganiu się o świadczenia chorobowe, sporządzane przez ubezpieczonego i/lub jego płatnika składek albo lekarza prowadzącego leczenie
Wymagany dokument Osoba lub podmiot zobowiązani do wypełnienia albo sporządzenia wymaganego dokumentu
nazwa formularz przygotowany przez ZUS

zaświadczenie płatnika składek, zawierające informacje określone odpowiednio w załączniku nr 1, 2 lub 3 do rozporządzenia

odpowiednio:

- ZUS Z-3,

- ZUS Z-3a lub

- ZUS Z-3b

płatnik składek

oświadczenie w związku z roszczeniem o zasiłek chorobowy/świadczenie rehabilitacyjne za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, zawierające dane określone w załączniku nr 4 do rozporządzenia

ZUS Z-10

ubezpieczony

wniosek o świadczenie rehabilitacyjne, zawierający dane określone w załączniku nr 5 do rozporządzenia

ZUS Np-7

ubezpieczony oraz płatnik składek

zaświadczenie o stanie zdrowia osoby, w stosunku do której ma być wydane orzeczenie

N-9

lekarz prowadzący leczenie

wywiad zawodowy z miejsca pracy*

N-10

płatnik składek

wniosek o zasiłek opiekuńczy, zawierający dane określone w załączniku nr 6 do rozporządzenia

ZUS Z-15

ubezpieczony

wniosek o zasiłek chorobowy, zawierający dane określone w załączniku nr 7 do rozporządzenia

ZAS-53

ubezpieczony

* Nie jest wymagany, gdy wniosek o świadczenie składa osoba, której niezdolność do pracy powstała po ustaniu ubezpieczenia, osoba prowadząca pozarolniczą działalność, osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność albo osoba duchowna.
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

marzec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.