vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
A A A

Dokumentacja kadrowa w firmie - Dodatek nr 21 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 22 (448) z dnia 10.11.2017

Lista obecności

Pracodawca ma obowiązek określenia sposobu potwierdzania obecności w pracy pracowników bez względu na wielkość zatrudnienia. W zakładach pracy zatrudniających co najmniej 50 pracowników zagadnienia związane z organizacją i porządkiem w procesie pracy określa regulamin pracy. Stosownie do art. 1041 § 1 K.p., w tym akcie prawa wewnątrzzakładowego należy ustalić przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku wydania regulaminu pracy powinni, zgodnie z art. 29 § 3 in fine K.p., poinformować każdego nowo zatrudnionego pracownika między innymi o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Funkcję tę spełniać może lista obecności, w której pracownicy odnotowują fakt stawiennictwa oraz ewentualnie godziny pobytu w miejscu pracy, a pracodawca wszelkie usprawiedliwione i nieusprawiedliwione absencje. W tym celu można zastosować również imienne karty magnetyczne, popularne w dużych firmach.

Ważne: Pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 K.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99, OSNP 2000/15/579).

Przepisy prawa pracy nie określają formy ani treści listy obecności. Pracodawca może ją sporządzić samodzielnie albo nabyć stosowne druki w sklepie z artykułami biurowymi. Listę obecności można również wydrukować z używanego w firmie programu kadrowo-płacowego, jeśli program daje taką możliwość. Na druku listy wpisuje się imiona i nazwiska pracowników, nazwę komórki organizacyjnej, w której są zatrudnieni, a także miesiąc i rok, którego lista dotyczy.

Każdorazowe przybycie pracownika do pracy powinno być przez niego potwierdzone własnoręcznym podpisem na liście obecności, wyłożonej w dostępnym i znanym pracownikowi miejscu, np. w recepcji, u kierownika komórki organizacyjnej albo w dziale kadr. Zwykle zgodność zapisów w liście ze stanem faktycznym jest sprawdzana przez upoważnione osoby.

Prowadzenie listy obecności spełnia też funkcję pomocniczą w prawidłowym rozliczaniu pracownika z obowiązującego go czasu pracy. Na jej podstawie można ustalić liczbę dni, a niekiedy także godzin pracy, a także usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w danym miesiącu.

Wskazane informacje są niezbędne dla prawidłowego obliczenia wysokości wynagrodzenia za pracę.

Uwaga! Lista obecności jest dokumentem fakultatywnym i nie zastępuje ewidencji czasu pracy, omówionej w dalszej części dodatku.

Na omawianej liście odnotowywane są często także przyczyny nieobecności pracownika w pracy tzn. w miejscu, w którym powinien znajdować się podpis zaznaczana jest (np. przez pracowników działu kadr) przyczyna nieobecności. Firmy posługują się tu określonymi symbolami (np. CH - choroba, U - urlop, D - delegacja). Praktyka ta, choć powszechnie stosowana, nie ma oparcia w żadnych przepisach. Podstawa prawna, na jaką w tym wypadku często powołują się pracodawcy, dotyczy bowiem ewidencji czasu pracy, a nie listy obecności. Ponadto wskazywanie na liście obecności przyczyny absencji w pracy może budzić wątpliwości z punktu widzenia przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922). Zarzutem podnoszonym przez niektórych specjalistów jest nieuprawnione przetwarzanie danych wrażliwych (informacja o chorobie pracownika). Zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych, zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Naszym zdaniem jednak zarzut ten nie ma uzasadnienia. Sama informacja o tym, że pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego nie jest informacją o jego stanie zdrowia (zwolnienie może być wystawione np. z tytułu poddania się badaniom dla kandydatów na dawców). Dopiero ujawnienie choroby należałoby uznać za naruszenie przepisów tej ustawy.

Przykład listy obecności

Lista obecności Lista obecności
 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.KodeksPracy.pl » 

Terminarz

marzec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.