Dokumenty przesyłane do PFRON w celu uzyskania miesięcznego dofinansowania

Pracodawca ubiegający się o dofinansowanie składa PFRON:

• miesięczne informacje o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych, z uwzględnieniem pracowników, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe lub epilepsję oraz pracowników niewidomych,
   
• wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc.

Informacje i wniosek przekazuje w formie dokumentu elektronicznego przez teletransmisję danych oraz pobiera drogą elektroniczną potwierdzenie wysłanej informacji lub wniosku, przy czym może przekazać informacje i wniosek również w formie dokumentu pisemnego (art. 26c ust. 1a ustawy o rehabilitacji).

Wzory informacji i wniosku określone zostały w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz. U. poz. 951), dalej rozporządzenia z dnia 22 czerwca 2016 r.

Pracodawcy prowadzący działalność gospodarczą, dla których dofinansowanie stanowi pomoc publiczną, do każdego wniosku załączają formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie - INF-O-PP oraz informacje wymagane na podstawie rozporządzenia nr 651/2014 w zakresie dotyczącym pomocy w formie subsydiowania wynagrodzeń na zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych. Wnioskodawcy, którzy ubiegają się o dofinansowanie do wynagrodzeń, prowadzący działalność w sektorach rolnictwa lub rybołówstwa składają wraz z wnioskiem o dofinansowanie (Wn-D), formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie inną niż pomoc de minimis w rolnictwie i rybołówstwie - INF-O-PR.

W przypadku, gdy podmiot ubiegający się o pomoc nie otrzymał dotychczas pomocy publicznej na te same koszty kwalifikujące się do objęcia pomocą, wówczas powinien złożyć jeden z ww. formularzy informacji (odpowiednio INF-O-P lub INF-O-PR, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej) oraz oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy publicznej.

Ponadto podmioty gospodarcze zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami o rachunkowości, powinny przesłać sprawozdania finansowe za okres 3 ostatnich lat obrotowych wraz ze składanym dokumentem Wn-D (jednorazowo wraz z pierwszym wnioskiem, a także w przypadku zmiany treści tych sprawozdań). Powyższy obowiązek nie dotyczy pracodawców ubiegających się o pomoc, prowadzących działalność gospodarczą w sektorach rolnictwa i rybołówstwa (składających INF-O-PR) oraz mikro- i małych przedsiębiorstw, o których mowa w art. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia nr 651/2014 ubiegających się o pomoc udzielaną na warunkach określonych w tym rozporządzeniu. Wnioskodawcy, którzy nie należą do grupy mikro- i małych przedsiębiorców, a nie są zobligowani przepisami o rachunkowości do sporządzania sprawozdań finansowych dołączają oświadczenie o braku obowiązku sporządzania przedmiotowych sprawozdań.

Pracodawca, który po raz pierwszy ubiega się o dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych musi zarejestrować się w PFRON. Rejestracja pracodawców, w zakresie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, dokonywana jest przez Biuro Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (Al. Jana Pawła II 13, 00-828 Warszawa).

Aby dokonać rejestracji wnioskodawca jest zobowiązany przekazać wraz z pierwszym wnioskiem Wn-D (osobiście lub pocztą):

1) dane wnioskodawcy zawierające:

• pełną nazwę oraz jej skrót, o ile posiada,
   
• numery: NIP i REGON, o ile ich nadanie wynika z przepisów prawa,
   
• adres siedziby lub miejsca zamieszkania wnioskodawcy wraz z identyfikatorami jednostki podziału terytorialnego kraju: województwa, powiatu, gminy oraz miejscowości i ulicy, stosownie do przepisów dotyczących zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego,
   
• adres do korespondencji wraz z identyfikatorami jednostki podziału terytorialnego kraju: województwa, powiatu, gminy oraz miejscowości i ulicy, stosownie do przepisów dotyczących zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego, jeżeli jest inny niż adres siedziby wnioskodawcy,
   
• imię, nazwisko, numery telefonu i faksu oraz adres poczty elektronicznej, o ile posiada, osoby odpowiedzialnej za kontakty z PFRON (kontakty dotyczące wyjaśniania wszelkich rozbieżności wątpliwości związanych z dofinansowaniami),

2) kopie aktualnych dokumentów potwierdzających nazwę (ewentualnie skrót) firmy oraz NIP i REGON, tj.:

• aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,
   
• zaświadczenie z Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej o numerze identyfikacyjnym REGON,
   
• decyzja Naczelnika Urzędu Skarbowego o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej NIP;

Uwaga: W związku z obowiązywaniem ustawy z dnia 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. nr 106, poz. 622 z późn. zm.), wnioskodawcy, których aktualne dane znajdują się w rejestrach publicznych: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG), Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz rejestrze REGON, prowadzonym przez Główny Urząd Statystyczny, nie są zobligowani przesyłać kopii aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo aktualnego odpisu z właściwego rejestru bądź kopii zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON;

3) upoważnienie osoby przesyłającej w imieniu wnioskodawcy dane lub dokumenty o których mowa wyżej w pkt 1-2.

Jeżeli wnioskodawca zamierza upoważnić inną osobę do podpisywania i przesyłania dokumentów w jego imieniu, może skorzystać ze wzoru pełnomocnictwa proponowanego przez PFRON. Ponieważ dokumenty składane przez pracodawców do PFRON dotyczące wypłaty dofinansowań stanowią oświadczenie woli pracodawcy, muszą być podpisywane przez pracodawcę zgodnie z przepisami prawa lub osoby posiadające stosowne pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy. Zgodnie z art. 101 K.c. pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. W związku z tym trzeba pamiętać, że w przypadku kiedy wnioskodawca nie chce żeby osoba przez niego upoważniona w dalszym ciągu mogła podpisywać i przesyłać dokumenty w jego imieniu, powinien przesłać do PFRON odwołanie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo wygasa z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika.

Uwaga! Dane ewidencyjne pracodawcy wykazane w części B wniosku Wn-D muszą być zgodne z danymi pracodawcy zamieszczonymi we właściwym rejestrze publicznym, tj. KRS, CEiDG, rejestrze REGON bądź innym rejestrze. Wniosek obowiązkowo musi być podpisany przez wnioskodawcę bądź osobę upoważnioną. W przypadku ustanowienia pełnomocnika do dokumentów należy załączyć pełnomocnictwo.

Wnioskodawca, który zamierza składać dokumenty w formie elektronicznej, powinien na wniosku Wn-D w części "Oświadczam, że:" zaznaczyć pole dotyczące tej formy składania wniosków. Po złożeniu takiego oświadczenia otrzyma od PFRON identyfikator oraz jednorazowe hasło dostępu do programu informatycznego.

Pracodawca przekazujący wnioski w formie elektronicznej uwierzytelnia te dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, o którym mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej... (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73) albo certyfikatem dostarczonym przez PFRON. Tak stanowi § 5 ust. 2 rozporządzenia z dnia 22 czerwca 2016 r. Pracodawca:

1) rejestruje w programie informatycznym certyfikat,

2) niezwłocznie informuje PFRON o:

• rezygnacji ze składania dokumentów w formie elektronicznej,
   
• utracie lub podejrzeniu ujawnienia danych służących do składania podpisu elektronicznego.

Urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu w formie elektronicznej przesłanego za pomocą teletransmisji danych następuje zgodnie z przepisami dotyczącymi sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (§ 5 ust. 3 rozporządzenia z dnia 22 czerwca 2016 r.).