Rozliczanie godzin nadliczbowych

Kodeks pracy wyodrębnia trzy rodzaje godzin nadliczbowych, w tym:

• dwa z przekroczenia norm czasu pracy:
   
• dobowej (zazwyczaj przekroczenie 8. godziny, choć dla grup szczególnych, np. tzw. białego personelu medycznego, może to być mniej),
   
• tygodniowej (co do zasady przekroczenie 40 godzin średnio na tydzień, a w przypadku szczególnych grup zawodowych odpowiednio do normy je obowiązującej) oraz
   
• z przekroczenia przedłużonego wymiaru dobowego (dotyczy szczególnych systemów i rozkładów czasu pracy, w których stosuje się wydłużone dniówki robocze, np. do 12 godzin; w dniach takiego przedłużenia nadgodziny powstają dopiero w przypadku pracy powyżej zaplanowanej liczby godzin).

Pracę pozarozkładową, która prowadzi do nadgodzin, kompensuje się normalnym wynagrodzeniem w miesiącu jej wystąpienia, bowiem liczba godzin przepracowanych jest znana na bieżąco. Dodatki lub czas wolny za przekroczenia dobowe także przyznaje się na bieżąco, chyba że planuje się "oddać" czas wolny w innym miesiącu okresu rozliczeniowego, a jeżeli jest on udzielany na wniosek pracownika, nawet po jego zakończeniu. Decyzja w tej sprawie powinna jednak zapaść do dnia wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły (por. stanowisko GIP z 21 kwietnia 2009 r., znak pisma GPP-306-4560-32/09/PE/RP). Przekroczenia normy tygodniowej stwierdza się natomiast po zakończeniu okresu rozliczeniowego (na podstawie rzeczywistej, ostatecznej liczby godzin przepracowanych). Według metody rekomendowanej przez PIP dokonuje się tego, porównując liczbę godzin przepracowanych z obowiązującym wymiarem, pamiętając o dwóch istotnych regulacjach:

• wymiar czasu pracy ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 § 4 K.p.),
   
• dodatek (w wysokości 100%) za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym przysługuje tylko za te godziny, które nie stanowią przekroczeń dobowych (art. 151¹ § 2 K.p.), co oznacza, że podczas ustalania tego przekroczenia nadgodziny dobowe należy pominąć.

Pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym, w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym. W okresie wrzesień - grudzień 2017 r. powinien był przepracować 656 godzin (40 godz. x 17 tyg. + 8 godz. x 1 dzień - 8 godz. x 4 święta). We wrześniu z zaplanowanych 168 godzin nie przepracował żadnej, gdyż przebywał na zwolnieniu lekarskim, w październiku zgodnie z planem przepracował wszystkie 176 godzin oraz dodatkowo 56 godzin, w tym 30 godzin po normalnych godzinach pracy (nadgodziny dobowe), w listopadzie z zaplanowanych 160 godzin przepracował 72 godziny, przez 88 godzin korzystał z urlopu, a w grudniu przepracował planowe 152 godziny.

Pracownik przepracował 456 godzin (176 godz. + 56 godz. + 72 godz. + 152 godz.). Obowiązujący go wymiar po obniżeniu z tytułu nieobecności wyniósł natomiast 400 godzin [656 godz. - (168 godz. choroby + 88 godz. urlopu)]. Pracownik przepracował zatem 26 godzin ponad przeciętną normę tygodniową (456 godz. - 400 godz. normalnej pracy - 30 nadgodzin dobowych).

Uwaga! Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej przedstawia odmienną metodę ustalania przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej. Jak wyjaśniło w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 18 lipca 2017 r.: "(...) W celu ustalenia czy doszło do przekroczenia przeciętnie tygodniowego czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym należy:

1) zsumować czas pracy faktycznie przepracowany przez pracownika i liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, następnie:

2) odjąć liczbę godzin, za które pracownik otrzymał dodatek z tytułu przekroczenia normy dobowej, a następnie:

3) odjąć iloczyn liczby dni wykraczających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego pomiędzy poniedziałkiem a piątkiem i 8 godzin, po czym:

4) podzielić otrzymany wynik przez liczbę tygodni okresu rozliczeniowego. Jeżeli otrzymany wynik jest wyższy niż 40 godzin, to doszło do pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym. (...)".

Metoda ta w literaturze przedmiotu jest poddawana krytyce, gdyż obniża liczbę nadgodzin średniotygodniowych w stosunku do liczby godzin dodatkowo przepracowanych w okresach rozliczeniowych, w których występują święta w innym dniu niż niedziela. W przykładzie powyżej w wyniku przeliczeń zaprezentowaną metodą nadgodzin średniotygodniowych nie stwierdzono, tj.: 456 godz. przepracowanych + 168 godz. choroby + 88 urlopu = 712 godz.; 712 godz. - 30 nadgodzin dobowych = 682 godz.; 682 godz. - 1 dzień wystający x 8 godz. = 674 godz.; 674 godz. : 17 tygodni = 39,65 godz. przeciętnie na tydzień.

Sytuacją wyjątkową jest rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy pracownika przed upływem okresu rozliczeniowego. Wówczas ustalenia czy doszło do przekroczenia tygodniowej normy czasu pracy należy dokonać dla skróconego okresu. W razie ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego, pracownikowi przysługuje bowiem, oprócz normalnego wynagrodzenia, prawo do dodatku, jeżeli w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy (art. 151⁶ § 1 K.p.). Przepis ten stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego.

Temat ten został omówiony w Rozdziale III pkt 3 dodatku.