Tryb dokonywania wpłat z tytułu składek

Płatnicy składek są zobowiązani opłacać należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy (ewentualnie na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych) jedną wpłatą na przydzielony przez ZUS numer rachunku składkowego. ZUS generuje i przydziela numer rachunku składkowego dla płatnika składek niezwłocznie po utworzeniu konta płatnika składek, w celu opłacania należności z tytułu składek.

Składki te płatnik składek opłaca przy użyciu:

• dokumentów płatniczych składanych za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych według wzorów określonych przez dostawcę usług płatniczych,
   
• dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy lub wydruku z tego oprogramowania,
   
• dokumentu elektronicznego z programu informatycznego udostępnianego płatnikom składek przez dostawcę usług płatniczych,
   
• dokumentu w postaci uzgodnionej z instytucją obsługującą wpłaty składek na ubezpieczenia społeczne.

W myśl art. 47 ust. 4b ustawy o sus, płatnik składek jest obowiązany opłacać należności z tytułu składek w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek lub obciążenia rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2003 z późn. zm.). Tego przepisu nie stosuje się do płatników składek będących osobami fizycznymi, jeżeli nie prowadzą pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych.

Płatnik składek będący mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców może opłacać należności z tytułu składek również w formie przekazu pocztowego lub w formie przekazu pieniężnego za pośrednictwem instytucji płatniczej lub biura usług płatniczych w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych.

Za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
   
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Pod pojęciem rachunek bankowy należy rozumieć rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej przedsiębiorcy będącego jej członkiem.

Za termin dokonania zapłaty należności składkowych uważa się:

• przy zapłacie gotówką - dzień dokonania wpłat należności z tytułu składek w banku lub placówce pocztowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, biurze usług płatniczych lub w instytucji płatniczej,
   
• w obrocie bezgotówkowym - dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika lub rachunku płatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, lub rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej na podstawie polecenia przelewu.

W przypadku, gdy płatnik opłaca składki w formie bezgotówkowej, wpłata z tytułu należnych składek może zostać uznana za terminową, jeżeli obciążenie rachunku bankowego płatnika nastąpiło najpóźniej w obowiązującym tego płatnika terminie płatności.

Odsetki za zwłokę naliczane są:

• od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności składek,
   
• do dnia (włącznie z tym dniem) wpłacenia składek w banku lub w placówce pocztowej albo obciążenia rachunku bankowego płatnika składek lub rachunku płatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej na podstawie polecenia przelewu.

Podlegają one zaokrągleniu do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące: mniej niż 50 groszy pomija się, a 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. Przykładowo, jeżeli wyliczone odsetki za zwłokę wynoszą 8,473 zł, to po zaokrągleniu do pełnych złotych wynoszą 8 zł. Powyższe wynika z art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej i art. 23 ust. 1 ustawy o sus.

Odsetki za zwłokę są naliczane według wzoru określonego przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. nr 165, poz. 1373 z późn. zm.), tj.:

gdzie poszczególne symbole i liczby oznaczają:

Kz - kwotę zaległości,

L - liczbę dni zwłoki,

O - stawkę odsetek za zwłokę w stosunku rocznym,

365 - liczbę dni w roku,

On - kwotę odsetek,

Opz - kwotę odsetek po zaokrągleniu.

W przypadku zaległości podatkowej (także składkowej) istniejącej w okresach, w których obowiązywały różne stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych (składkowych), odsetki są naliczane według wzoru określonego wyżej, odrębnie za każdy z tych okresów. Zaokrągleniu podlega suma odsetek za poszczególne okresy. Kalkulator odsetek od zaległości składkowych dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Uwaga: Nie nalicza się odsetek za zwłokę, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby kwoty 6,60 zł (art. 23 ust. 1a ustawy o sus). Powyższe stosuje się także do składek na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Emerytur Pomostowych. Tak wynika z art. 32 ustawy o sus oraz wyjaśnienia ZUS z 19 marca 2014 r., będącego odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa.

W przypadku, gdy naliczone odsetki za zwłokę przed zaokrągleniem do pełnych złotych nie przekraczają 6,60 zł, wówczas pomija się je, a jeżeli przekraczają tę kwotę (przykładowo wynoszą 6,62 zł) - zaokrągla się je do pełnych złotych i przekazuje do ZUS.

Wspomnijmy, że od 9 października 2014 r. stopa procentowa odsetek za zwłokę wynosi 8% w stosunku rocznym. W razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości, ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek (art. 24 ust. 1a ustawy o sus).