Regulacje ogólne dotyczące tworzenia ZFŚS

W jednej z zasad prawa pracy, zawartej w art. 16 K.p., ustawodawca przewidział, że pracodawca stosownie do możliwości i warunków zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Należy zauważyć, że sformułowanie to nie ma charakteru normy bezwzględnie obowiązującej, a jej realizacja zależy od możliwości finansowych oraz organizacyjnych pracodawcy. Potwierdza to redakcja przepisu art. 94 pkt 8 K.p., w którym jest mowa o zaspokajaniu socjalnych potrzeb pracowników w miarę posiadanych środków.

Powołane normy nie mogą stanowić dla pracowników podstawy do wystąpienia z roszczeniem przeciwko pracodawcy o zaspokojenie ich potrzeb socjalnych. Pogląd ten potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 15 lipca 1987 r. (sygn. akt I PRN 25/87, OSNC 1988/12/180), argumentując, że: "Artykuły 16 i 94 pkt 8 K.p. nie dają pracownikowi prawa podmiotowego do uzyskania od macierzystego zakładu pracy dofinansowania z funduszu socjalnego do indywidualnie wykupionych - poza tym zakładem - wczasów. Nie można natomiast wykluczyć, że charakter roszczeniowy nada niektórym świadczeniom z funduszu socjalnego tzw. prawo wewnątrzzakładowe. Zależy to jednak od postanowień wewnątrzzakładowych aktów, które są niewątpliwie uzależnione od wielkości funduszu socjalnego i liczby pracowników mających potencjalne prawo do korzystania z tego funduszu.".

Pracodawca, który podejmie działania w celu zaspokajania powyższych potrzeb pracowników tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zwany dalej Funduszem. Podstawę prawną stanowi w tej kwestii ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Także uregulowania tej ustawy mają charakter względny. Jak wynika bowiem z jej art. 4, układy zbiorowe pracy albo regulaminy wynagradzania mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, mogą również postanawiać, że Fundusz nie będzie tworzony. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa zasady tworzenia Funduszu przez pracodawców i zasady gospodarowania jego środkami.

Generalnie Fundusz jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego.

W ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych sprecyzowano definicje podstawowych pojęć dotyczących omawianej tematyki. Jak wynika z jej art. 2:

• działalnością socjalną - są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową,
   
• zakładowymi obiektami socjalnymi są - ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej,
   
• osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu - są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu,
   
• przedsiębiorcą - jest osoba fizyczna, osoba prawna, a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, jeżeli przedmiot jej działania obejmuje prowadzenie działalności gospodarczej.

Uwaga: Pracodawcy pozabudżetowi, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Poza tym wyjątkiem pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz (do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych) lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Pracodawcy (z wyjątkiem budżetowych) mogą zwolnić się z obowiązku tworzenia Funduszu na warunkach określonych ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca (zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), który nie zamierza tworzyć Funduszu, postanowienie w tej sprawie powinien wprowadzić do układu zbiorowego pracy, a jeśli nie jest objęty układem, do regulaminu wynagradzania. W ten sposób może być również kształtowana wysokość odpisu na Fundusz (można ją obniżyć).

W przypadku gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym w tym celu przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Pracodawca rozpoczął działalność w połowie maja br. zatrudniając od razu 53 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy.

Pracodawcy rozpoczynający działalność gospodarczą w trakcie roku kalendarzowego zobowiązani są do utworzenia Funduszu dopiero od następnego roku kalendarzowego (art. 6a ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Nie dotyczy to jedynie sytuacji, w której rozpoczęcie działalności następuje w trakcie roku kalendarzowego w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników.
 

Spółka działająca zarówno w Polsce, jak i za granicą tworzy Fundusz. Za granicą zatrudnieni są Polacy i cudzoziemcy. Odpisu należy dokonać na wszystkie osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, bez względu na miejsce świadczenia pracy i obywatelstwo zatrudnionych.