Reguły dotyczące akt osobowych
Akta osobowe w podziale na 4 części (A, B, C, D) winny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy przechowywać w porządku chronologicznym i numerować oraz umieszczać w wykazach oświadczeń i dokumentów znajdujących się w każdej z części akt osobno (§ 4 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r.). Od 1 stycznia 2019 r. istnieje możliwość sporządzania oddzielnych podkatalogów z powiązanymi tematycznie dokumentami i nadawania im odpowiednio numerów:
- A1 (np. dla dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie),
- B1 (np. dla dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy),
- C1 (np. dla oświadczeń dotyczących rozwiązania umowy o pracę),
- D1 (np. dla dokumentów związanych z nałożoną karą pieniężną za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia) i kolejnych; w razie usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom w części D przyporządkować następujące po sobie numery.
Bez zmian pozostała zasada przechowywania w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisów lub kopii dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Nowością jest natomiast zapisanie w § 5 rozporządzenia z 2018 r. wprost, że mają być one poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. W aktach osobowych prowadzonych w formie zdigitalizowanej umieszcza się natomiast odwzorowania cyfrowe papierowych dokumentów, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (dalej e-pieczęć), potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym (art. 948 § 2 K.p.).
Uwaga! Dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia (por. stanowisko MRPiPS z 25 czerwca 2018 r., UiPP nr 14/2018, str. 4). W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 K.p. lub następstwa prawnego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia z 2018 r.).
Nowy kształt akt osobowych
| Rodzaj części akt | Rodzaje zamieszczanych dokumentów | |||||
| A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 K.p.) | Rozporządzenie z 2018 r. nie zawiera listy dokumentów, które powinny być gromadzone w tej części, jak to czyniło rozporządzenie z 1996 r. Z uzasadnienia do projektu tego rozporządzenia wynika, że umieszczenie wykazu nie jest konieczne, ponieważ pracodawca jest uprawniony do żądania od kandydata do pracy i pracownika przedstawienia tylko takich danych osobowych, które są wskazane w Kodeksie pracy i odrębnych przepisach, a innych jedynie za zgodą tych osób. Ma to ścisły związek z obowiązującym od 25 maja 2018 r. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016) | |||||
| B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika | oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy | |||||
| umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 K.p.) | ||||||
| zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie wskazał zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę | ||||||
| dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych | ||||||
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
|
||||||
potwierdzenie poinformowania pracownika:
|
||||||
| potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 K.p.) | ||||||
| dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp | ||||||
| oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie | ||||||
| dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 K.p.) | ||||||
| dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych | ||||||
| dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 K.p.) | ||||||
| dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopów: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego | ||||||
| dokumenty dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e K.p.) | ||||||
| dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 K.p.) | ||||||
| oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 K.p.) | ||||||
| dokumenty dotyczące udzielania urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 K.p.) | ||||||
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
|
||||||
| umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 K.p.) | ||||||
| wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do inspektora (art. 1517 § 6 K.p.) | ||||||
| dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania | ||||||
| dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy | ||||||
| C - oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy | oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę | |||||
| wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy | ||||||
| dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.) | ||||||
| kopia wydanego świadectwa pracy | ||||||
| potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym | ||||||
| umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły (art. 1012 § 1 K.p.) | ||||||
| skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 K.p.) | ||||||
| D (nowa część) - odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu | rozporządzenie z 2018 r. nie zawiera wykazu dokumentów |
Uwaga! Zgodnie z § 3 rozporządzenia z 2018 r.; katalogi dokumentów wskazanych w części B i C akt osobowych mają charakter otwarty.
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.UmowyoPrace.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
15.09.2025 (poniedziałek)
22.09.2025 (poniedziałek)
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||