Dokumentacja pracownicza po zmianach - Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019
Dokumentacja pracownicza po zmianach
Szczegółowy spis treści
1. Nowe zasady i regulacje przejściowe
Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza (akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) może być gromadzona i przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej - tzw. e-dokumentacja ( (...)
2. Reguły dotyczące akt osobowych
Akta osobowe w podziale na 4 części (A, B, C, D) winny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy przechowywać w porządku (...)
3. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinna być prowadzona tak jak przed tym dniem, tj. odrębnie dla każdego pracownika. Jej skład jest jednak nieco inny niż wymieniony (...)
4. Pozostałe ewidencje, rejestry i wykazy
Rozporządzenie z 2018 r. nie nakazuje prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Nie oznacza (...)
1. Zasady ogólne dotyczące formy dokumentacji
Pracodawca może od początku 2019 r. prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej albo elektronicznej. Dokonanie wyboru jednej z nich nie wywołuje żadnych negatywnych konsekwencji, ponieważ obie wersje są równoważne ( (...)
2.1. Sporządzenie odwzorowań cyfrowych lub wydruków
Przejście z formy papierowej dokumentacji na elektroniczną to konieczność przygotowania odwzorowania cyfrowego każdego papierowego dokumentu znajdującego się w dokumentacji każdego pracownika. W (...)
2.2. Podpisanie i opieczętowanie dokumentów
Do utworzenia wersji cyfrowej i papierowej dokumentacji pracowniczej niezbędne jest popisanie wszystkich dokumentów wchodzących w jej skład. W tym pierwszym przypadku pracodawca albo osoba przez niego upoważniona używa e-podpisu lub e-pieczęci, natomiast (...)
2.3. Zawiadomienie o zmianie formy prowadzenia dokumentacji
Z decyzją o zmianie formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wiążą się obowiązki informacyjne. Zgodnie z (...)
2.4. Wydanie dokumentacji w pierwotnej postaci lub jej zniszczenie
Pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację w postaci pierwotnej (przed zmianą) każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się po jej odbiór, zgodnie z zawiadomieniem. Musi to także uczynić wobec osoby upoważnionej przez niego oraz (...)
3.1. Szczególne warunki dotyczące dokumentacji papierowej
Według zmodyfikowanego art. 94 pkt 9b K.p. oraz uzasadnienia do ustawy zmieniającej, pracodawca musi przechowywać (...)
3.2. Szczególne wymogi dotyczące dokumentacji elektronicznej
E-dokumentacja ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który, zgodnie z (...)
3.3. Przenoszenie e-dokumentacji między systemami
W razie konieczności przeniesienia e-dokumentacji do innego systemu teleinformatycznego, pracodawca będzie musiał utworzyć uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych (m.in. identyfikator dokumentu, jego rodzaj i data powstania oraz nazwa (...)
1. Zasady ustalania okresów archiwizacji
Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi od 1 stycznia 2019 r. okres trwania stosunku pracy oraz kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie. (...)
2. Zasady niszczenia dokumentacji
Po upływie podstawowych i przedłużonych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie mógł ją zniszczyć, jeśli były pracownik nie odbierze jej w terminie wskazanym w zawiadomieniu. Wolno mu będzie to uczynić w terminie do 12 miesięcy po upływie (...)
1. Kontynuacja prowadzenia dokumentacji w razie ponownego zatrudnienia
Jeśli pracodawca nawiąże ponownie stosunek pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy, nie będzie miał obowiązku zakładania nowej dokumentacji pracowniczej. Powinien kontynuować prowadzenie dokumentacji zgromadzonej przy (...)
2. Informacja dołączana do świadectwa pracy
Rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym po 31 grudnia 2018 r. wiąże się dla pracodawcy z nowym obowiązkiem informacyjnym, określonym w (...)
3. Wydanie kopii całości lub części dokumentacji
Obowiązkiem pracodawcy od 1 stycznia 2019 r. jest wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej ( (...)
4. Postać przekazywania dokumentów
Po 1 stycznia 2019 r. pracodawca może wysyłać i otrzymywać niektóre dokumenty w postaci papierowej albo elektronicznej. Chodzi o: wniosek pracownika o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej, informację dołączaną do świadectwa (...)
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.UmowyoPrace.pl » |
Więcej w zasobach płatnych
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
15.09.2025 (poniedziałek)
22.09.2025 (poniedziałek)
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
Przydatne linki
| ||||||||||||
|
||||||||||||