Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinna być prowadzona tak jak przed tym dniem, tj. odrębnie dla każdego pracownika. Jej skład jest jednak nieco inny niż wymieniony w rozporządzeniu z 1996 r. Według § 6 rozporządzenia z 2018 r., obecnie jego elementami są:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, których lista została bardziej uszczegółowiona w stosunku do stanu prawnego obowiązującego do końca 2018 r. (tabela na str. 8-9),
   
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
   
• karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, a także wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, złożony w trybie art. 86 § 3 K.p.,
   
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i art. 237⁷ K.p.).

Dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy od 1 stycznia 2019 r.

1) ewidencje czasu pracy, zawierające informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
   
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
   
• liczbie godzin nadliczbowych,
   
• dniach wolnych od pracy - z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
   
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
   
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
   
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
   
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;

2) wnioski pracownika w sprawie:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
   
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 K.p.),
   
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 K.p.),
   
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.),
   
• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 K.p.),
   
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 K.p.),
   
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 K.p.);

3) dokumenty dotyczące:

• stosowania systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 K.p.),
   
• uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151³ K.p.),
   
• wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do jej świadczenia;

4) zgoda na:

• wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, a także na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy - wyrażona przez pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 K.p.),
   
• delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy - wyrażona przez pracownicę w ciąży (art. 178 § 1 K.p.).