Zasady ustalania okresów archiwizacji
Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi od 1 stycznia 2019 r. okres trwania stosunku pracy oraz kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie. Jednak 10-letni okres archiwizacji nie dotyczy wszystkich pracowników. Co więcej, art. 94 pkt 9b K.p. przewiduje wprost, że może on być dłuższy i w wielu przypadkach tak właśnie jest. Pozostał nawet 50-letni czas przechowywania, który obowiązywał jako zasada do 31 grudnia 2018 r. na mocy art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.), dalej ustawy archiwalnej oraz art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 z późn. zm.), dalej ustawy emerytalnej.
Ustalenie obowiązującego w danym przypadku okresu archiwizacji zależy od daty zatrudnienia pracownika, okresu jego pozostawania w stosunku pracy, złożenia przez pracodawcę raportów informacyjnych do ZUS (art. 4 pkt 6a i art. 41a-41b ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 z późn. zm., dalej ustawy o sus), wykonywania prac górniczych i prac równorzędnych z pracą górniczą oraz postępowania (np. cywilnego, karnego, administracyjnego, dyscyplinarnego), w którym dokumentacja jest lub może być dowodem - tabela poniżej. W tym ostatnim przypadku następuje przedłużenie 10-letniego okresu przechowywania, bez względu na to, czy pracodawca jest czy nie jest stroną postępowania, a także bez względu na sposób pozyskania przez niego wiedzy o postępowaniu (art. 944 K.p.).
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.
| Początek liczenia okresu | Zakres stosowania | Podstawa prawna | ||||
| 10 lat | ||||||
| Od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł | Do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. | Art. 94 pkt 9b K.p. w zw. z art. 13 ustawy zmieniającej | ||||
| Od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy, rozwiązał się lub wygasł - dotyczy ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy | Do stosunków pracy:
|
Art. 945 § 2 K.p. w zw. z art. 4 pkt 6a i art. 41a-41b ustawy o sus oraz art. 9 ustawy zmieniającej | ||||
| Od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony przez pracodawcę do ZUS | Do stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS | Art. 7 ust. 3 ustawy zmieniającej w zw. z art. 4 pkt 6a i art. 41a-41b ustawy o sus | ||||
| 50 lat | ||||||
| Od dnia zakończenia stosunku pracy w przypadku dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia - dokumentacji płacowej | Do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS | Art. 7 ust. 2 ustawy zmieniającej w zw. z art. 51u ust. 1 ustawy archiwalnej i art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej (w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r.) | ||||
| Od zakończenia stosunku pracy |
|
Art. 125a ustawy emerytalnej w brzmieniu nadanym art. 4 pkt 2 ustawy zmieniającej w zw. z art. 4 pkt 6a i art. 41a-41b ustawy o sus Art. 5 ustawy zmieniającej | ||||
| Przedłużenie okresu archiwizacji z powodu postępowania | ||||||
| Maksymalny okres przedłużenia | Warunki zastosowania | Podstawa prawna | ||||
| Do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł | Pracodawca jest stroną postępowania, w którym dokumentacja pracownicza stanowi lub może stanowić dowód | Art. 944 pkt 1 K.p. | ||||
| 12 miesięcy po upływie obowiązkowego 10-letniego okresu, a także 30 dni, liczone od dnia zawiadomienia (ma być wysłane po upływie przedłużonego okresu archiwizacji) byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji i o jej zniszczeniu w razie nieodebrania | Pracodawca dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, w którym dokumentacja pracownicza stanowi lub może stanowić dowód | Art. 944 pkt 2 K.p. | ||||
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.UmowyoPrace.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
15.09.2025 (poniedziałek)
22.09.2025 (poniedziałek)
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||