Przetwarzanie danych osobowych związanych z etapem rekrutacji

Pracodawca przeprowadził rekrutację nowych pracowników. Po jej zakończeniu w jego posiadaniu wciąż pozostają dokumenty aplikacyjne złożone przez kandydatów do pracy, którzy nie zostali przyjęci. Czy pracodawca może przechowywać te dokumenty do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń odrzuconych kandydatów, np. o odszkodowanie za dyskryminację przy przyjmowaniu do pracy?

Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie. Zasady przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy oraz pracowników określa m.in. art. 5 ust. 1 lit. a) i lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. U. UE L 2016.119.1 z dnia 2016.05.04), zwanego RODO. Jak wynika z tego przepisu, dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą. Dodatkowo mogą być zbierane tylko w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, a ponadto nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

Jednym z uzasadnionych celów jest prowadzenie rekrutacji na wolne stanowisko pracy, co pozwala pracodawcy na odebranie danych od kandydata do pracy, w zakresie wskazanych w art. 22¹ § 1-2 K.p.

W poradniku Urzędu Ochrony Danych Osobowych, opublikowanym na stronie www.uodo.gov.pl, określono, że: "(...) Jeżeli cel przetwarzania związany z rekrutacją, w związku z którą pozyskano dane, ustaje, to dane nie powinny być dłużej przetwarzane. (...) Każda osoba, która ma wątpliwość, czy po zakończeniu rekrutacji usunięto jej dane osobowe, ma prawo - zgodnie z art. 15 RODO - zwrócić się do administratora z pytaniem, czy i jakie dotyczące jej dane przetwarza oraz w jakim celu to robi i na jakiej podstawie. Gdyby okazało się, że mimo zakończonej rekrutacji jej dane nadal są przetwarzane, to może zażądać od administratora ich usunięcia. (...)".

W przywołanym poradniku zastrzeżono, że administrator danych (tu: pracodawca) powinien ocenić, czy nie wystąpią inne cele i podstawy prawne uzasadniające przetwarzanie przedmiotowych danych. W związku z tymi wyjaśnieniami pojawiło się pytanie, czy dopuszczalne jest przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń kandydatów do pracy, których kandydaturę odrzucono, np. o nierówne traktowanie w zakresie nawiązania stosunku pracy, uprawniających do odszkodowania.

O zajęcie stanowiska w tej kwestii nasze Wydawnictwo zwróciło się do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W odpowiedzi z dnia 23 sierpnia 2022 r. Urząd ten stwierdził, że: "(...) powoływanie się przez administratora na przetwarzanie danych osobowych osoby, która brała udział w procesie rekrutacyjnym, w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami nie znajduje żadnego prawnego uzasadnienia i nie stanowi przesłanki uprawniającej administratora do przetwarzania tych danych. (...)".