RELACJA CZASU SZKOLEŃ DO CZASU PRACY

Kwestia relacji czasu szkoleń do czasu pracy ulegała istotnym zmianom na przestrzeni ostatnich lat. Do kwietnia 2023 r. jedynym rodzajem szkoleń, które niewątpliwie stanowiły czas pracy były szkolenia z dziedziny bhp. Zgodnie bowiem z art. 237³ § 3 K.p., szkolenie wstępne bhp, w tym instruktaż ogólny i stanowiskowy, oraz szkolenia okresowe z tej dziedziny odbywały się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. W przypadku pozostałych szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe pracowników, a nawet tych niezbędnych do wykonywania umówionego rodzaju pracy przepis milczał, a wykładnia nie była usystematyzowana. Oczywiście pojawiały się głosy, że w przypadku szkoleń obowiązkowych, w których uczestnictwo pracownika jest niezbędne, gdyż warunkuje możliwość wykonywania pracy oraz odbywanych na polecenie pracodawcy istnieją podstawy, aby czas ich trwania wliczać do czasu pracy. Nie była to jednak powszechna praktyka. Z drugiej strony, na kanwie orzecznictwa Sądu Najwyższego utrwalił się pogląd, że w przypadku szkoleń praktycznych, podczas których proces szkolenia przeplata się z wykonywaniem umówionej pracy istnieje obowiązek pracodawcy wliczenia czasu ich trwania do czasu pracy chyba, że cel szkolenia lub jego metody prowadzenia wyraźnie dominują nad wykonywaniem pracy (por. wyrok SN z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 144/04, OSNP 2005/17/265).

Nowo zatrudniony pracownik produkcji został, pod pretekstem szkolenia praktycznego oddelegowany na kilka tygodni do oddziału pracodawcy, w którym pracując na linii produkcyjnej pod nadzorem doświadczonych operatorów wykonywał czynności należące do jego zakresu obowiązków. Choć czynności polegające na wykonywaniu pracy dominowały nad elementami szkolenia, pracodawca nie zaliczył tego okresu do czasu pracy uznając, że jako szkolenie okres ten nie rodzi prawa do wynagrodzenia, które zacznie wypłacać dopiero za okresy pracy w centrali po ukończonym szkoleniu. Skoro jednak wykonywanie pracy przeważało nad elementami szkolenia, decyzja pracodawcy nie miała podstaw prawnych, a pracownik mógł zasadnie dochodzić swoich roszczeń płacowych za czas tego szkolenia praktycznego.

Sytuacja uległa diametralnej zmianie po nowelizacji K.p., która weszła w życie w kwietniu 2023 r. Od tego momentu, mocą art. 94¹³ K.p. kwestia relacji czasu szkoleń do czasu pracy została bowiem ostatecznie rozstrzygnięta. Przepis ów wymaga, aby szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub świadczenia pracy na określonym stanowisku odbywały się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w czasie pracy. Warunkiem jest przy tym to, aby obowiązek przeprowadzenia tych szkoleń wynikał z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, z regulaminu, lub przepisów prawa, względnie z treści umowy o pracę. Tak samo kwalifikuje się szkolenia odbywane przez pracowników na polecenie przełożonego. Jeśli tego typu szkolenia przypadają poza normalnymi godzinami pracy, czas ich trwania podlega wliczeniu do czasu pracy.

Pracodawca podpisał umowę ze szkołą językową, w oparciu o którą zorganizował dla zainteresowanych pracowników lekcje prowadzone na terenie zakładu pracy przez native speakerów. Uczestnictwo w tych lekcjach jest dobrowolne, a same grupy zorganizowano w taki sposób, aby zajęcia rozpoczynały się przed zaplanowanymi godzinami rozpoczynania pracy, lub bezpośrednio po zakończeniu pracy. Dzięki temu pracownicy mogli z nich korzystać bez dodatkowych uciążliwości związanych z dojazdami. Nawet jeśli języki obce, które pracownicy doskonalą w ramach takich lekcji są przez nich wykorzystywane w ramach zatrudnienia nie uzasadnia to obligatoryjnego wliczenia czasu trwania tego rodzaju szkoleń do czasu pracy. Należy bowiem mieć na względzie fakt, iż w takim przypadku znajomość języków wymaganych np. w stopniu komunikatywnym jest kryterium weryfikowanym już na etapie rekrutacji, udział w szkoleniu jest dobrowolny, a wiedza którą pracownicy w ten sposób uzupełniają może być przez nich wykorzystana nie tylko na potrzeby tego pracodawcy, ale również prywatnie czy w ramach dalszej ścieżki rozwoju zawodowego przy pracy na rzecz innych podmiotów. Tym samym stworzenie możliwości tego typu szkoleń dla pracowników należy rozpatrywać w kategoriach benefitu, a nie obowiązku narzuconego w wewnętrznych regulaminach pracodawcy lub treści indywidualnych umów, względnie w drodze polecenia przełożonego.

Problematyczne mogą okazać się szkolenia organizowane dla pracowników w dniach wolnych. Przepis stanowi, że jeśli odbywają się one poza normalnymi godzinami pracy, czas ich trwania podlega wliczeniu do czasu pracy. Rodzi to pewne kontrowersje w przypadku szkoleń, które można zorganizować wyłącznie w ramach dni ustawowo wolnych od pracy, czyli w niedzielę lub święto. Z jednej strony wliczenie do czasu pracy powoduje bowiem, że rekompensata takiego szkolenia będzie wymagała oddania uczestnikom innego dnia wolnego, w przypadku niedzieli w okresie 6 dni poprzedzających lub następujących po przeznaczonej na szkolenie niedzieli, a jeśli to niemożliwe do końca okresu rozliczeniowego. W przypadku szkolenia zorganizowanego w święto ów dzień wolny może przypadać przed końcem okresu rozliczeniowego. W obu przypadkach brak możliwości oddania dnia wolnego w ww. terminach powoduje, że z końcem okresu rozliczeniowego za każdą godzinę takiego szkolenia pracownicy będą mieli roszczenie o uzupełnienie normalnego wynagrodzenia o 100% dodatki. Problem w tym, że dopuszczalność pracy w niedziele i święta jest ograniczona ustawowo do przypadków enumeratywnie wymienionych w art. 151¹⁰ K.p. Jeśli pracodawca nie spełnia warunków wynikających z ww. regulacji, np. nie stosuje pracy zmianowej, polecenie pracownikom pracy w niedzielę lub święto stanowi wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy z art. 281 § 1 pkt 5 K.p. Czas szkolenia odbywającego się poza normalnymi godzinami pracy, więc również w dniu wolnym nie jest jednak czasem pracy w znaczeniu ścisłym, lecz okresem wliczanym do czasu pracy. To z kolei rodzi pytanie, czy pomimo prawidłowej rekompensaty czasu takiego szkolenia pracodawcy grozi mandat w przypadku kontroli PIP z uwagi na potencjalne naruszenie art. 151¹⁰ K.p.

Problem rekompensaty szkoleń odbywanych w niedziele i święta dotyczy również kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych pracodawcy. Choć pracują oni - w razie konieczności - w godzinach nadliczbowych bez prawa do wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny, korzystają jednocześnie z gwarancji rekompensaty pracy w niedziele i święta. Zgodnie z art. 151⁴ § 2 K.p. mają oni bowiem prawo do wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny przypadające w niedziele i święta, jeśli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy. W efekcie zorganizowanie obowiązkowego szkolenia w dniu ustawowo wolnym od pracy spowoduje, że pracodawca będzie musiał zrekompensować czas jego trwania jak pracę nadliczbową również w przypadku kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych zakładu.

Inny problem związany z planowaniem szkoleń poza normalnymi godzinami pracy dotyczy grup pracowników, w przypadku których ograniczono możliwość polecania pracy w godzinach nadliczbowych, w tym kobiet w ciąży, pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 8 czy pracowników niepełnosprawnych. W ich przypadku zaplanowanie szkolenia poza godzinami pracy, w tym w dniu wolnym, może bowiem skutkować - wobec wliczenia czasu trwania szkolenia do czasu pracy - naruszeniem ochronnych przepisów o czasie pracy i potencjalnym wykroczeniem.

Pracownik niepełnosprawny w stopniu znacznym pracuje na stanowisku programisty w podstawowym czasie pracy w godzinach od 9⁰⁰ do 16⁰⁰. W związku z przydzieleniem go do nowego projektu pracodawca zorganizował cykl szkoleń, w ramach których pracownicy uzyskują wiedzę niezbędną do obsługi nowego środowiska informatycznego, w którym zespół ten będzie pracował. Szkolenia podzielono na 2 tygodnie i zaplanowano je w godzinach od 16⁰⁰ do 18⁰⁰ od poniedziałku do piątku. Konieczność zaliczenia czasu tych szkoleń do czasu pracy powoduje, że informatyk będzie przez te 2 tygodnie pracował po 9 godzin na dobę i 45 godzin w tygodniu, naruszając tym samym obowiązujące go sztywne normy czasu pracy wynoszące 7 godzin w dobie i 35 godzin w tygodniu, co stanowi wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy.

Omawiana regulacja wywołuje pewne wątpliwości w kontekście zawodowych kierowców, dla których przepisem szczególnym jest art. 39l ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 728 ze zm.). Zgodnie z ust. 2 tej regulacji, przedsiębiorca lub inny podmiot wykonujący przewóz drogowy może pokryć koszty szkoleń okresowych kierowcy, a z ustępu 1 tego przepisu można wywieść ogólny wniosek, iż do obowiązków przedsiębiorcy lub podmiotu wykonującego przewóz drogowy należy wyłącznie kierowanie kierowców na szkolenia okresowe i przechowywanie przez cały okres zatrudnienia kierowcy danych o wydanych świadectwach kwalifikacji zawodowej albo kopii świadectw kwalifikacji zawodowej, jeżeli zostały wydane w postaci papierowej. W efekcie choć w przypadku zawodowych kierowców szkolenia okresowe są obowiązkowe, gdyż od nich zależy utrzymanie uprawnień do kierowania pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony oraz przeznaczonych do przewozu ponad 9 osób licząc z szoferem, odmienna regulacja kwestii ponoszenia kosztów ww. szkoleń w ustawie o transporcie drogowym powoduje, że w tym zakresie brakuje podstaw do odpowiedniego zastosowania normy art. 94¹³ K.p. Jest to o tyle kontrowersyjne, że zgodnie z art. 281 § 1 pkt 5d K.p. naruszenie przez pracodawcę przepisów dotyczących pokrywania kosztów szkoleń, o którym mowa w art. 94¹³ K.p. stanowi wykroczenie, zagrożone w przypadku kontroli PIP karą grzywny. Z drugiej strony żaden przepis nie określa czy owe szkolenia kierowców powinny odbywać się w czasie pracy, więc skoro są one dla pracowników obowiązkowe, a pracodawca musi ich na nie skierować (wydać polecenie odbycia szkolenia okresowego), można przyjąć, że w tym zakresie znajdzie do nich zastosowanie norma art. 94¹³ K.p.