Funkcja i postanowienia regulaminu Funduszu

Dokumentem, w którym pracodawca określa zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu (dalej świadczeń socjalnych) jest regulamin Funduszu. Pracodawca uzgadnia jego treść (w tym zmiany) z zakładową organizacją związkową (dalej strona związkowa), a gdy nie działa ona u pracodawcy - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (dalej strona pracownicza). Tak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy o Funduszu. Ma w tym zakresie dużą swobodę, w tym w kwestii daty wejścia w życie regulaminu. Musi jednak uwzględnić:

• kryterium socjalne (art. 8 ust. 1 ustawy o Funduszu) - więcej patrz część III pkt 1,
• reguły udostępniania i udokumentowania danych osobowych przez osoby uprawnione w celu otrzymania świadczeń z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o Funduszu) - więcej patrz część IV pkt 2,
• zasady przetwarzania przez pracodawcę danych dotyczących zdrowia (art. 8 ust. 1b ustawy o Funduszu) - więcej patrz część IV pkt 3.

Świadczenia socjalne są pochodną określonych w regulaminie Funduszu zasad przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (więcej patrz część II). Według art. 2 pkt 1 ustawy o Funduszu, działalnością socjalną są: usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Postanowienia regulaminowe mogą przewidywać wszystkie typy tej działalności albo tylko niektóre z nich.

Regulamin Funduszu stanowi źródło prawa pracy i jest aktem normatywnym w rozumieniu art. 9 § 1 K.p. Ma charakter wiążący nie tylko w zakresie ogólnych reguł podziału środków Funduszu, ale także w odniesieniu do ustanowionego w nim trybu ich przyznawania pracownikom, uwzględniającego indywidualną ocenę każdego przypadku według przyjętych kryteriów (por. uzasadnienie wyroku SN z 2 października 2019 r., sygn. akt II UK 92/18, OSNP 2020/9/97). Postanowienia regulaminowe:

• nie mogą być mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych,
• muszą być zgodne z przepisami powszechnie obowiązującymi,
• interpretuje się tak samo, jak przepisy powszechne (art. 9 § 2 K.p. oraz m.in. powołany wcześniej wyrok SN z 2 października 2019 r. i wyrok SN z 12 grudnia 2013 r., sygn. akt I PK 135/13, OSNP 2015/2/21).

Uwaga! Interpretacji regulaminu Funduszu dokonuje pracodawca i strona związkowa/ /pracownicza. Najpierw stosują wykładnię językową, czyli przypisują danemu postanowieniu takie znaczenie, jakie ma ono w języku potocznym. Jeżeli nie uda się jednoznacznie go ustalić, wówczas korzystają z wykładni: systemowej (umiejscowienie przepisu w systemie prawa), celowościowej (cel wprowadzenia przepisu) i funkcjonalnej (funkcja, jaką przepis ma spełniać). Interpretatorzy muszą zachować taką właśnie kolejność (por. uzasadnienie wyroku SN z 8 maja 1998 r., sygn. akt I CKN 664/97, OSNC 1999/1/7). Stosują je również, gdy wnioski z wykładni językowej są w oczywistym konflikcie lub sprzeczności ze znaczeniem innych norm systemu, prowadzą do absurdalnych z punktu widzenia społecznego lub ekonomicznego konsekwencji albo do rażąco niesprawiedliwych rozstrzygnięć, a także gdy pozostają w oczywistej sprzeczności z powszechnie akceptowanymi normami moralnymi. Taki pogląd wyraził Sąd Najwyższy m.in. w wyrokach: z 3 października 2023 r. (sygn. akt II PSKP 6/23) i z 10 stycznia 2023 r. (sygn. akt II USKP 59/22), a także w postanowieniach: z 1 czerwca 2023 r. (sygn. akt II NSNk 1/23) i z 15 listopada 2016 r. (sygn. akt II UK 718/15) oraz w uchwale z 23 lutego 2022 r. (sygn. akt III UZP 12/21, OSNP 2022/7/69).