Postanowienia regulaminowe

Efektem wyboru rodzajów działalności socjalnej i przypisanych do nich świadczeń socjalnych muszą być zapisy w regulaminie Funduszu dotyczące kryteriów dla poszczególnych świadczeń oraz zasad ich przyznawania, dokumentowania i wypłacania. Dla świadczeń adresowanych indywidualnie do osób uprawnionych przewidziane są procedury wnioskowe, choć część z nich może być udzielana bez wniosków - w zależności od decyzji stron regulaminu Funduszu. Przy świadczeniach o charakterze ogólnodostępnym wnioski są zbędne.

W wyroku z 17 maja 2013 r. (sygn. akt III AUa 1805/12) Sąd Apelacyjny w Gdańsku uznał za błędne twierdzenie, że świadczenia z Funduszu mogą być wypłacane wyłącznie na wniosek pracownika. W jego opinii, nie ma przeszkód, żeby pracodawca uruchomił środki bez takiego wniosku. Z tym stanowiskiem zgadza się część ekspertów, przyjmując możliwość wprowadzenia tzw. procedury zautomatyzowanej, w której wnioski będą mieć charakter dorozumiany, np. złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy automatycznie uruchomi wniosek o wczasy pod gruszą, a samo przyznanie świadczenia nastąpi wskutek przyporządkowania konkretnej kwoty świadczenia na podstawie wprowadzonych do arkusza kalkulacyjnego danych o osobie uprawnionej (kom. do art. 8 w Komentarzu Chruściela). Zostanie tu dochowane kryterium socjalne, jeżeli wysokość przyznawanych świadczeń będzie adekwatna do posiadanych przez pracodawcę danych o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Automatyzacja wniosków jest więc możliwa wobec tych świadczeń, których przesłanki przyznania nie wymagają oceny, a sprowadzają się do porównania wartości liczbowych. Zasadniczo może ona więc objąć wszystkie świadczenia socjalne, z wyjątkiem pomocy materialnej rzeczowej i finansowej oraz zwrotnej czy bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe (kom. do art. 8 w Komentarzu Chruściela). Taki pogląd znajduje również potwierdzenie w wyrokach SA w Białymstoku z 13 maja 2015 r. (sygn. akt III AUa 42/15, sygn. akt III AUa 43/15 i sygn. akt III AUa 514/15). Sąd przyznał w nich pracodawcy prawo do stworzenia dowolnie ułożonego systemu partycypacji w Funduszu, byleby nie pozostawał on w sprzeczności z ustawą i gwarantował osiągnięcie celów socjalnych.

Procedura wnioskowania indywidualnego może wskazywać w regulaminie Funduszu:

• terminy składania wniosków i przyczyny usprawiedliwiające ich niedotrzymanie,
• sposoby ich dokumentowania; zwykle rodzaje wymaganych dokumentów są wymieniane w regulaminie Funduszu lub stanowią załącznik do niego,
• zasady i terminy rozpatrywania wniosków oraz metody informowania osoby uprawnionej o decyzji,
• terminy wypłat.

W razie stosowania zautomatyzowanej procedury odpowiednie postanowienia na ten temat powinny znaleźć się w regulaminie Funduszu.

Zwykle realizację powyższych zadań wykonuje komisja socjalna, powołana w przepisach wewnątrzzakładowych pracodawcy. Jest ona uprawniona do podejmowania decyzji w sprawie podziału środków Funduszu i udzielania pomocy socjalnej, jeśli taki zakres kompetencji zostanie jej przyznany.

Uwaga! Procedura wnioskowania może mieć wyłącznie postać elektroniczną, np. informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników ze świadczeń finansowanych z Funduszu (por. pismo Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 maja 2016 r., znak ILPB1/4511-1-275/16-2/SŚ). Jest to zgodne z elektronizacją procedur wnioskowych w stosunkach pracy, przy czym tu zachowana jest alternatywa w postaci papierowej, co wprost wynika z przepisów Kodeksu pracy. Ustawa o Funduszu nie zawiera jednak żadnej wskazówki co do postaci składania wniosków o świadczenia z Funduszu. W efekcie pracodawcy mogą stosować w sprawach świadczeń socjalnych postać elektroniczną lub papierową. Nie jest też zabronione ich łączenie.