Udostępnianie danych i ich dokumentowanie

W celu przyznania ulgowego świadczenia socjalnego oraz dopłaty z Funduszu, a także ustalenia ich wysokości (dalej łącznie ulgowe świadczenia socjalne) osoba uprawniona udostępnia swoje dane osobowe w formie oświadczenia. Pracodawca ma natomiast prawo żądać udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, co może nastąpić na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do świadczeń socjalnych (art. 8 ust. 1a ustawy o Funduszu).

Ustalając rodzaje dokumentów na potrzeby potwierdzenia danych osobowych do uzyskania ulgowych świadczeń socjalnych, pracodawca powinien pamiętać o zasadach przetwarzania danych osobowych, zawartych w art. 5 RODO. Przez ich pryzmat oceni bowiem, które z danych zamieszczonych w oświadczeniu osoby uprawnionej wymagają potwierdzenia. Należą do nich zasady: legalności, ograniczonego celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności, a także rozliczalności. Spośród nich szczególne znaczenie ma reguła:

• ograniczonego celu, czyli zbierania danych osobowych w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzania ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami, oraz
• minimalizacji, która wymaga, żeby dane osobowe były adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Tabela 3. Wyjaśnienia UODO w sprawie danych osobowych gromadzonych w związku ze świadczeniami socjalnymi

Świadczenia socjalne (np. zapomoga w razie długotrwałej choroby) mogą wiązać się z koniecznością udostępnienia danych dotyczących przeszłego, obecnego i przyszłego zdrowia fizycznego lub psychicznego osoby uprawnionej - w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej - ujawniające informacje o stanie jej zdrowia (art. 4 pkt 15 RODO). Według 35 motywu 35 preambuły RODO, do danych takich należą informacje o danej osobie fizycznej zbierane podczas jej rejestracji do usług opieki zdrowotnej lub podczas świadczenia jej usług opieki zdrowotnej; numer, symbol lub oznaczenie przypisane danej osobie fizycznej w celu jednoznacznego jej zidentyfikowania do celów zdrowotnych; informacje pochodzące z badań laboratoryjnych lub lekarskich części ciała lub płynów ustrojowych, w tym danych genetycznych i próbek biologicznych; oraz wszelkie informacje, np. o chorobie, niepełnosprawności, ryzyku choroby, historii medycznej, leczeniu klinicznym lub stanie fizjologicznym lub biomedycznym osoby, której dane dotyczą, niezależnie od ich źródła, którym może być np. lekarz lub inny pracownik służby zdrowia, szpital, urządzenie medyczne lub badanie diagnostyczne in vitro.

Ponieważ powyższe dane podlegają szczególnej ochronie, do ich przetwarzania mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie od pracodawcy; wzór upoważnienia może stanowić załącznik do regulaminu Funduszu. Osoby te mają też obowiązek zachować je w tajemnicy (art. 8 ust. 1b ustawy o Funduszu). Jest to zobowiązanie ustawowe, które nie wymaga podpisywania jakiegokolwiek oświadczenia.

Skoro udostępnianie danych osobowych i ich potwierdzanie odnosi się tylko do ulgowych świadczeń z Funduszu, zatem nie jest to konieczne w stosunku do tych rodzajów świadczeń socjalnych zapisanych w regulaminie Funduszu, które nie mieszczą się w tej grupie.