Przesłanki wystąpienia zwolnień grupowych i procedura ich przeprowadzania

Sposób przeprowadzenia zwolnień w danym zakładzie pracy zależy od wielu czynników, w tym od stanu zatrudnienia. W niektórych sytuacjach pracodawca jest zobowiązany wdrożyć procedurę przewidzianą dla zwolnień grupowych. Określa ją ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2025 r. poz. 570), zwana ustawą o zwolnieniach grupowych. Dotyczy ona pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników.

Przedmiotem ustawy o zwolnieniach grupowych jest m.in. tryb przeprowadzania takich zwolnień. Aby można było mówić o zwolnieniu grupowym, muszą wystąpić przesłanki określone w art. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych. Pośrednio definiuje on pojęcie "zwolnień grupowych", które zgodnie z tym przepisem występują, gdy w okresie do 30 dni następuje rozwiązanie stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron, a zwolnienie obejmuje co najmniej:

• 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
• 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, ale mniej niż 300 pracowników,
• 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.

Do wskazanych wartości liczbowych (procentowych) zalicza się również pracowników, z którymi pracodawca rozwiązał stosunki pracy na mocy porozumienia stron, o ile zawarto co najmniej 5 porozumień z inicjatywy pracodawcy.

W odniesieniu do wspomnianego w przepisie okresu 30 dni, w którym ma nastąpić rozwiązanie stosunków pracy z określoną liczbą pracowników, należy zaznaczyć, że nie chodzi tu o zakończenie całego procesu zwolnienia pracowników w ciągu miesiąca, ale o dokonanie im wypowiedzeń lub zawarcie porozumień w tym czasie. Potwierdza to orzecznictwo sądowe - można tu przywołać np. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 9 stycznia 2024 r., sygn. akt I PSK 125/22. W orzeczeniu tym SN wskazał, że: "(...) art. 1 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych posługuje się sekwencją czasową, podczas której musi ziścić się walor ilościowy określony w omawianym przepisie; chodzi mianowicie o to, aby w okresie nieprzekraczającym 30 dni dokonano wypowiedzeń z przyczyn niedotyczących pracowników, względnie rozwiązano stosunki pracy z tego powodu na mocy porozumienia stron (pod warunkiem, że tych porozumień jest co najmniej 5).

Judykatura w sposób jednoznaczny wyjaśnia, że początkowy bieg tego terminu może rozpocząć się w dowolnym dniu miesiąca (...). Rodzi się zatem pytanie, czy bieg terminu należy ustalać przyjmując za początek datę złożenia pierwszemu pracownikowi oświadczenia woli, czy też może taki moment wyznacza data rozwiązania stosunku pracy (...). Zakres funkcjonalny analizowanego przepisu wskazuje jednak, że dla oceny zastosowania art. 1 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych (co do liczby zwalnianych pracowników w stosunku do reszty załogi) decydujące znaczenie ma chwila złożenia pracownikom oświadczenia o wypowiedzeniu, a nie data rozwiązania stosunków pracy. (...)".

Należy zaznaczyć, że zwolnienia grupowe, o których mowa w art. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych, mają miejsce wtedy, gdy do rozwiązania stosunków pracy dochodzi wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracowników. Nie może więc wystąpić inna współprzyczyna zwolnienia, co jest dopuszczalne w przypadku tzw. zwolnień indywidualnych (patrz punkt 2 dodatku).

Zakładowe regulacje w sprawie zwolnień

Pracodawca, który przeprowadza zwolnienia grupowe w swoim zakładzie, musi dopełnić wielu formalności. W pierwszej kolejności jest zobowiązany skonsultować zamiar zwolnień grupowych z działającymi u niego organizacjami związkowymi. Jeżeli w zakładzie pracy nie występują związki, konsultacje powinny się odbyć z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie. Pismem, które pracodawca musi przygotować na tym etapie, jest pisemne zawiadomienie w sprawie planowanych zwolnień grupowych, skierowane do związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników. Powinno ono zawierać informacje, o których mowa w art. 2 ust. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych (patrz ramka).

Zawiadomienie powinno być przekazane w takim terminie, aby reprezentanci strony pracowniczej mieli czas na przedstawienie swojego stanowiska przed upływem terminu na zawarcie porozumienia w sprawie zwolnień grupowych. Ustawa o zwolnieniach grupowych wyznacza ten termin na 20 dni od dnia zawiadomienia związków/przedstawicieli. Jeżeli uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w zakładzie nie jest możliwe, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub ust. 2 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 440), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

W przypadku gdy ostatecznie nie dojdzie do porozumienia, pracodawca samodzielnie ustala zasady postępowania wobec zwalnianych pracowników w regulaminie. Pracodawca jest uprawniony (i zobowiązany) do wydania takiego regulaminu również wtedy, gdy w zakładzie nie działają zakładowe organizacje związkowe - wówczas konieczne jest uprzednie skonsultowanie regulaminu z przedstawicielami pracowników.

Informacje do urzędu pracy

Przeprowadzanie zwolnień grupowych wiąże się z koniecznością przekazywania odpowiednich informacji powiatowemu urzędowi pracy, właściwemu ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsce wykonywania pracy. Stosowną informację pracodawca powinien przekazać po zawiadomieniu związków zawodowych/przedstawicieli pracowników o planowanych zwolnieniach. Jej zakres powinien obejmować te same dane, co przekazane związkom, z wyłączeniem informacji dotyczących zasad przyznawania świadczeń pieniężnych dla zwalnianych pracowników.

Druga informacja dotyczy faktu zawarcia porozumienia lub wydania regulaminu zwolnień grupowych i ustaleń zawartych w tych aktach. Kopię tej informacji pracodawca przekazuje związkom zawodowym/przedstawicielom pracowników, którzy mają prawo zgłoszenia swoich uwag powiatowemu urzędowi pracy.

W zależności od sytuacji pracodawca może być zobowiązany do przekazania urzędowi pracy jeszcze jednej informacji, tj. informacji o zwolnieniach monitorowanych. O tego rodzaju zwolnieniach mówi art. 217 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. z 2025 r. poz. 620), zgodnie z którym pracodawca planujący zwolnienie z przyczyn dotyczących zakładu pracy co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy (zwolnienia monitorowane), uzgadnia z PUP właściwym dla siedziby tego pracodawcy lub właściwym ze względu na miejsce wykonywania pracy zakres i formy pomocy dla zwalnianych pracowników.

Ustalenia dotyczą w szczególności:

• pośrednictwa pracy,
• poradnictwa zawodowego,
• szkoleń, potwierdzenia nabytej wiedzy i umiejętności oraz uzyskania dokumentów potwierdzających nabycie wiedzy i umiejętności.

W przypadku zwolnienia monitorowanego pracodawca powinien podjąć działania mające na celu zapewnienie pomocy pracownikom przewidzianym do zwolnienia lub będącym w trakcie wypowiedzenia lub osobom zwolnionym w okresie 6 miesięcy po rozwiązaniu stosunku pracy lub stosunku służbowego, w formach wskazanych powyżej i realizować te działania w postaci programu. Wspomniany program może być realizowany także przez starostę, marszałka województwa, agencję zatrudnienia lub instytucję szkoleniową.