Prowadzenie akt osobowych pracowników

Bez względu na wielkość zatrudnienia i formę własności pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). W tym celu powinien założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części oznakowanych literami A, B i C. W poszczególnych częściach powinny być zgromadzone niżej wymienione dokumenty.

CZĘŚĆ A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

W tej części należy przechowywać: wypełniony kwestionariusz, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwo ukończenia gimnazjum w razie ubiegania się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa. Można w niej przechowywać: podanie o przyjęcie do pracy, ewentualnie ankietę pracodawcy opracowaną dla potrzeb rekrutacji, wyciąg z książeczki wojskowej oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

CZĘŚĆ B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

W tej części należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym przede wszystkim:

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
   
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
   
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
   
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień zawiązanych z rodzicielstwem,
   
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
   
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
   
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
   
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
   
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
   
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w związku z uprawnieniami rodzicielskimi,
   
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
   
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
   
• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego weekendowego systemu czasu pracy,
   
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
   
• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
   
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Przykład oświadczenia w sprawie korzystania z uprawnień rodzicielskich prezentujemy na str. 73.

CZĘŚĆ C - dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy

W części C należy przechowywać oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Pracodawca wpiął kwestionariusz osobowy nowo zatrudnionego pracownika oraz jego pisemną zgodę na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek osobisty do części B akt osobowych.

Pracodawca postąpił prawidłowo. Stosuje się bowiem dwa różne kwestionariusze osobowe: dla kandydata do pracy i dla pracownika. Przepisy prawne nie precyzują miejsca ich przechowywania. Ponieważ pierwszy z kwestionariuszy jest wypełniany przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, to powinien być umieszczony w części A akt osobowych. Natomiast drugi kwestionariusz wypełniany jest przez pracownika, czyli osobę już zatrudnioną, a więc należy go umieścić w części B akt osobowych. Pisemna zgoda pracownika na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy także powinna być przechowywana w części B akt osobowych, ponieważ dokument ten określa prawa i obowiązki stron wynikające ze stosunku pracy.

W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów można żądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Pracodawca powinien aktualizować gromadzone dokumenty (np. usuwając po roku nienagannej pracy zawiadomienie o ukaraniu pracownika). Powinnością pracodawcy jest także zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych.

Pracodawca ustnie zapoznał pracownika z zakresem jego obowiązków.

Postępowanie pracodawcy nie narusza przepisów prawa pracy. Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 7 stycznia 1998 r. (sygn. akt I PKN 457/97, OSNP 1998/22/653): "Powinność zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (...) może być zrealizowana również w formie informacji ustnej, której treść uwzględnia charakter pracy i skalę jej złożoności, a także wykształcenie i zawodowe doświadczenie pracownika.". Im praca jest mniej skomplikowana, a pracownik nie należy do osób podejmujących pracę po raz pierwszy, tym bardziej ogólny może być instruktaż dotyczący jej wykonywania.