Inna dokumentacja pracownicza

Oprócz akt osobowych pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika także innej dokumentacji. Należy do niej karta ewidencji czasu pracy, która obejmuje następujące dane:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
   
• dyżury,
   
• urlopy,
   
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,

a w stosunku do pracowników młodocianych czas ich pracy przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Ewidencję należy prowadzić na bieżąco przez cały okres zatrudnienia każdego pracownika i bez względu na wymiar czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony. W stosunku do pracowników: objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin ich pracy. Przepisy prawa pracy nie określają wzoru ewidencji czasu pracy, pozostawiając tę kwestię do uznania pracodawcy.

Pracodawca ma obowiązek udostępnienia ewidencji czasu pracy pracownikowi na jego żądanie.

Przykładowy druk ewidencji czasu pracy jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl.

Pracodawca prowadzi również imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą, a ponadto kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. W karcie tej zamieszcza także informacje o wypłaconych ekwiwalentach za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację.

Przepisy Kodeksu pracy nakładają ponadto na pracodawcę obowiązek prowadzenia:

• ewidencji pracowników młodocianych (art. 193 K.p.),
   
• rejestru wypadków przy pracy (art. 234 § 3 K.p.),
   
• rejestru zachorowań na choroby zawodowe i podejrzeń o takie choroby (art. 235 § 4 K.p.),
   
• rejestru rodzajów prac w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym oraz rejestru pracowników zatrudnionych przy tych pracach (art. 222 § 2 K.p.),
   
• rejestru prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych oraz pracowników zatrudnionych przy takich pracach (art. 222¹ § 2 K.p.).

Pracodawca zatrudniający 9 osób uznał, że jako mały pracodawca nie musi prowadzić rejestru wypadków przy pracy.

Pracodawca nie jest zobowiązany prowadzić rejestru, o ile w zakładzie nie zdarzył się żaden wypadek przy pracy (ani nie wystąpiły zdarzenia uzasadniające wszczęcie postępowania powypadkowego). Po wystąpieniu takiego stanu, rejestr należy założyć i prowadzić niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.