Miejsce przeprowadzenia kontroli

Zwykle kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego, w zakładzie pracy lub też w innych miejscach wykonywania jego zadań (art. 26 ust. 1 ustawy o PIP).

Inspektor przeprowadza kontrolę w firmie budowlanej, gdzie sprawdza warunki pracy robotników oraz legalność ich zatrudnienia. Tematyka kontroli wymaga, by przeprowadzać czynności w dwóch miejscach. Te dotyczące warunków pracy w miejscu jej świadczenia przez budowlańców, czyli na budowie prowadzonej przez tę firmę. Z kolei legalność zatrudnienia można ustalić w siedzibie pracodawcy, gdzie przechowywane są akta osobowe pracowników, w których powinny być zgromadzone umowy o pracę lub inne dokumenty stanowiące podstawę ich zatrudnienia.

Pracodawcy coraz liczniej korzystają z możliwości outsourcingu kadr oraz księgowości poza siedzibę firmy, powierzając prowadzenie spraw kadrowo-księgowych zewnętrznemu podmiotowi. Nie rodzi to potrzeby sprowadzania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników do siedziby kontrolowanej firmy, gdyż inspektor pracy może przeprowadzać czynności kontrolne w miejscu przechowywania dokumentów finansowych lub kadrowych, tj. np. w biurze kadrowo-finansowym prowadzącym sprawy kadrowo-księgowe kontrolowanego pracodawcy (art. 26 ust. 1 ustawy o PIP).

Uwaga! Kontrola w takim biurze może dotyczyć wyłącznie kwestii związanych z kontrolowanym zakładem pracy. Inspektor pracy nie będzie jej rozszerzał np. o warunki pracy panujące w pomieszczeniach biura kadrowo-rachunkowego.

W trakcie kontroli może również zajść potrzeba, by część czynności przeprowadzić w siedzibie okręgowego inspektoratu pracy lub jednego z oddziałów terenowych (art. 26 ust. 2 ustawy o PIP). Dzieje się tak w przypadku, gdy np.:

• w siedzibie firmy nie ma warunków technicznych do przeprowadzenia kontroli (np. kontrolowany jest kiosk z prasą, który nie posiada jakiegokolwiek zaplecza, w związku z tym nie ma możliwości wyznaczenia miejsca do pracy dla inspektora),
   
• inspektor pracy w trakcie kontroli przeprowadza czynności, które wymagają zapewnienia osobnego pomieszczenia (np. przesłuchuje pracowników w charakterze świadków, które to czynności muszą odbywać się bez udziału osób postronnych, w tym również pracodawcy),
   
• przedmiot kontroli wymaga, by inspektor pracy przeanalizował dużą liczbę dokumentów (np. ewidencję czasu pracy lub listy płac), w celu ustalenia stanu faktycznego. Czynności takie niejednokrotnie zajmują po kilka dni, więc inspektor może sprawdzić dokumenty w siedzibie PIP.

Decyzję o przeprowadzeniu danej czynności kontrolnej w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP podejmuje inspektor, choć pracodawca również może wystąpić z taką propozycją.