Spotkanie z pracodawcą i przedstawicielami załogi

Kontrola rozpoczyna się tradycyjnie od zgłoszenia przez inspektora swojej obecności dyrektorowi lub prezesowi podmiotu kontrolowanego - gospodarzowi terenu, na którym inspektor przez pewien czas będzie wykonywał swoją pracę. Wyjątkowo, jeśli uprzedzenie kontrolowanego o wkroczeniu inspektora do firmy mogłoby wpłynąć na wynik kontroli (art. 26 ust. 3 ustawy o PIP), może ona zostać rozpoczęta bez uprzedzenia.

Do PIP wpłynęła skarga od pracowników zakładu produkcyjnego na to, że pracują w hałasie bez ochron słuchu. Inspektor pracy nie rozpocznie kontroli od spotkania z pracodawcą, lecz uda się w pierwszej kolejności na halę produkcyjną by sprawdzić tę informację. Gdyby inspektor rozpoczął kontrolę od spotkania z pracodawcą, to z dużym prawdopodobieństwem pracownicy zostaliby w tym czasie wyposażeni w ochrony słuchu wraz z poleceniem ich użycia. W takim zaś przypadku, przeprowadzona po spotkaniu z pracodawcą wizytacja hali produkcyjnej nie odzwierciedlałaby zwykłego stanu rzeczy panującego w zakładzie.

W trakcie rozpoczynającego kontrolę spotkania z pracodawcą inspektor przedkłada upoważnienie do kontroli, informuje pracodawcę o zagadnieniach jakie będzie badał oraz dokonuje wpisu do książki kontroli. Jeśli jest to pierwsza wizyta w firmie inspektor będzie chciał uzyskać podstawowe informacje na jej temat, pytając o profil działalności, liczbę zatrudnionych pracowników itp. Pracodawca nie uczestniczy zazwyczaj osobiście w czynnościach kontrolnych (np. przy sprawdzaniu dokumentów, wizytowaniu stanowisk pracy), inspektor może więc poprosić o wyznaczenie pracownika, który będzie z nim współpracował w trakcie kontroli (udostępniał dokumenty, udzielał wyjaśnień, oprowadzał po zakładzie itp.). W trakcie spotkania inspektor poprosi również o przydzielenie mu miejsca do pracy w firmie (tj. biurka, a jeśli jest taka możliwość, to oddzielnego pokoju).

Po zgłoszeniu pracodawcy obecności w firmie inspektor powinien ustalić, czy działają w niej związki zawodowe, rada pracowników, społeczna inspekcja pracy lub organy samorządu załogi. Jeśli tak, ma obowiązek współdziałania z nimi w trakcie kontroli (art. 29 ustawy o PIP), więc powinien poinformować je o swojej obecności w zakładzie. Informacja taka jest zwykle przekazywana za pośrednictwem pracodawcy, co znajduje odzwierciedlenie w protokole z kontroli. Wszystkie cztery wymienione powyżej przedstawicielstwa pracowników mogą żądać od inspektora:

• informacji o tematyce i zakresie przeprowadzanej kontroli,
   
• porad i informacji z zakresu prawa pracy,
   
• informacji o wyniku kontroli i podjętych decyzjach

oraz zgłaszać uwagi i zastrzeżenia, które powinny zostać przeanalizowane przez inspektora w trakcie kontroli.

Współdziałanie PIP z przedstawicielami pracowników polega zazwyczaj na zorganizowaniu na ich życzenie spotkania z inspektorem, który przedstawia zakres zagadnień, jakie będzie badał w trakcie kontroli. Przedstawiciele pracowników mogą zwrócić uwagę inspektora na dowolne zaobserwowane przez nich nieprawidłowości dotyczące przestrzegania prawa pracy lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Mogą więc rozszerzyć pierwotnie założony zakres kontroli PIP, powodując zainteresowanie się przez inspektora również innymi sprawami.