Obowiązki pracodawcy

Podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli (art. 27 ustawy o PIP). W zakres tego pojęcia będą wchodziły następujące obowiązki:

• niezwłoczne przedstawianie żądanych dokumentów i materiałów,
   
• zapewnienie terminowego udzielania informacji przez pracowników lub osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych czy samozatrudnione,
   
• udostępnianie urządzeń technicznych,
   
• w miarę możliwości udostępnienie oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem.

Obowiązki te mają zagwarantować szybki i sprawny przebieg kontroli oraz zminimalizować utrudnienia w funkcjonowaniu firmy.

Zakres potrzeb inspektora pracy wynika z zakresu przedmiotowego kontroli i rodzaju działalności prowadzonej przez kontrolowanego.

Inspektor kontrolujący czas pracy poprosił pracodawcę o kserokopie ewidencji czasu pracy, harmonogramów, wniosków o odbiór czasu wolnego, druków delegacji itp. Analiza tych dokumentów jest czasochłonna, więc zwykle inspektorzy dokonują jej u siebie w biurze. Kontrolując akta osobowe, inspektor sprawdzi oryginalne akta kilku wybranych pracowników na miejscu w firmie, gdyż ich wypożyczanie czy kserowanie jest uciążliwe i czasochłonne.

Ze środków technicznych inspektorowi będzie potrzebna drukarka (do wydrukowania protokołu) lub ksero do powielenia dokumentów, które następnie będą załącznikami do protokołu z kontroli. Zapewnienie osobnego pomieszczenia okaże się niezbędne w celu przesłuchiwania świadków.

Utrudnieniem dla przeprowadzenia kontroli może być nieobecność w trakcie wizyty inspektora osoby zarządzającej zakładem pracy. Okoliczność ta nie jest przeszkodą w prowadzeniu kontroli w zakresie bhp, czyli sprawdzenia pomieszczeń pracy i higieniczno-sanitarnych, maszyn i urządzeń, stosowania przez pracowników środków ochrony indywidualnej itp. W tym zakresie obecność prezesa lub właściciela małej firmy nie jest konieczna, gdyż inspektor pracy ma nieograniczone prawo wstępu do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIP). Trudniej jest przy kontrolach prawnych, gdyż możliwość ich rozpoczęcia warunkuje obecność osoby upoważnionej do udostępnienia inspektorowi niezbędnych dokumentów. Z uwagi na to, w razie dłuższej nieobecności osób zarządzających, inspektor może zażądać upoważnienia jednego z pracowników do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy, w tym również do podpisania protokołu z kontroli, aby działania pracodawcy nie utrudniały czy wręcz nie uniemożliwiały jej przeprowadzenia.

Inspektor odwiedził firmę produkcyjną, pragnąc sprawdzić warunki pracy na hali produkcyjnej oraz zagadnienia związane ze szkoleniami bhp i badaniami pracowników produkcji. Już na wstępie dowiedział się, że zarząd i dyrektor personalny są na zagranicznych negocjacjach handlowych i nie ma osoby upoważnionej do udostępnienia akt pracowniczych. Inspektor nie mógł więc sprawdzić kwestii badań lekarskich oraz szkoleń z zakresu bhp, gdyż te dokumenty znajdują się w aktach osobowych pracowników przechowywanych pod kluczem. Nie ma jednak przeszkód, by skontrolować halę produkcyjną, np. stan maszyn, posiadanie przez nie odpowiednich osłon czy też fakt posiadania przez pracowników odpowiedniej odzieży, obuwia i środków ochrony indywidualnej.