Rodzaj dokumentów podlegających kontroli

Na tym etapie inspektor przechodzi do właściwych czynności kontrolnych, przeprowadzanych na wybranej grupie pracowników. W odniesieniu do nich inspektor zażąda przedłożenia:

• akt osobowych - ustalając na podstawie zgromadzonych w nich umów wymiar zatrudnienia poszczególnych osób (art. 29 § 1 pkt 4 K.p.);
   
• indywidualnych kart ewidencji czasu pracy - zawierających dane o pracy w poszczególnych dobach, w tym świadczonej w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych i w dniach wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy i innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy (§ 8 pkt 1 rozporządzenia w sprawie akt osobowych). Ewidencję czasu pracy prowadzi się bez wyjątku dla każdego pracownika. Zakres odnotowywanych w niej informacji jest ograniczony w stosunku do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, zatrudnionych w systemie zadaniowym oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, gdyż dla nich nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 K.p.);
   
• listy obecności - jej prowadzenie nie jest obligatoryjne, gdyż pracodawca może przyjąć inny sposób potwierdzania obecności w pracy (art. 104¹ § 1 pkt 9 K.p.). Jeśli taki dokument istnieje w firmie, inspektor z pewnością zechce na jego podstawie zweryfikować informacje zawarte w ewidencji czasu pracy.

Stwierdzenie rozbieżności pomiędzy ewidencją czasu pracy a innymi dokumentami (np. listą obecności czy wykresówkami u kierowców) rodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa fałszowania dokumentów, o czym inspektor zawiadamia prokuraturę. Skutkiem może być wszczęcie postępowania karnego przeciwko pracodawcy lub osobie działającej w jej imieniu (art. 304 § 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego - Dz. U. z 2016 r. poz. 1749 z późn. zm.).

W ewidencji czasu pracy pracownika pracodawca zarejestrował pracę od poniedziałku do piątku, po 8 godzin dziennie. Jednakże w liście obecności za grudzień 2016 r. pracownik potwierdził fakt obecności w pracy własnoręcznym podpisem w dwie soboty, tj. 3 i 17 grudnia. W ten sposób inspektor stwierdził, że pracodawca fałszuje zapisy ewidencji czasu pracy, popełniając przestępstwo z art. 270 K.k.

Jeśli rozkład pracy nie wynika z regulaminu, inspektor żąda przedłożenia harmonogramów czasu pracy, czyli indywidualnych planów czasu pracy pracownika lub zespołu pracowników układanych na minimum miesiąc (tzw. "grafiki") - na ich podstawie może stwierdzić czy praca jest prawidłowo planowana, czy nie dochodzi do naruszenia przepisów o dobie pracowniczej lub planowania pracy w godzinach nadliczbowych.

Kodeks pracy wymaga układania rozkładów, w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres obejmujący co najmniej miesiąc i przekazywania ich pracownikom na minimum tydzień przed rozpoczęciem ujętego w nich okresu (art. 129 § 3 K.p.). Choć przepisy nie wprowadzają wymogu przechowywania grafików pracy, to ponieważ na ich podstawie dokonuje się rozliczenia godzin nadliczbowych, wskazane jest ich przechowywanie razem z ewidencją czasu pracy przez okres, z upływem którego przedawniają się roszczenia pracownicze (art. 291 § 1 K.p.).