Ewidencjonowanie czasu pracy przedstawicieli handlowych

Zatrudniamy przedstawicieli handlowych, którzy mają swoje rejony (zazwyczaj kilka województw). Jakie normy czasu pracy należy podać w dostarczanej im informacji o warunkach zatrudnienia? Czy wobec braku realnej możliwości bieżącej kontroli nad wykonywaniem pracy, możemy w każdej dobie roboczej zaewidencjonować w ich karcie czasu pracy 8 roboczogodzin?

System zadaniowy może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Pracodawca ustala wówczas, po porozumieniu z pracownikiem, czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań. Zadaniowa organizacja czasu pracy może być stosowana m.in. w przypadku przedstawicieli handlowych wykonujących swoją pracę w terenie.

Przedstawiciele handlowi to grupa zaliczana do tzw. pracowników mobilnych, których praca polega na ciągłym przemieszczaniu się. Nie modyfikuje to jednak obowiązujących ich norm czasu pracy. Tak jak pracownicy wykonujący pracę w stałym miejscu, są oni objęci normami określonymi w art. 129 § 1 K.p. W związku z tym ich czas pracy zasadniczo nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Takie normy czasu pracy należy podać w informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 K.p., chyba że pracownik jest objęty odmiennymi normami czasu pracy, np. z tytułu niepełnosprawności.

Pracodawca powinien przy tym odróżnić normę dobową czasu pracy od przedłużonego wymiaru dobowego. Występuje on w niektórych systemach lub rozkładach czasu pracy (np. równoważnym), które ze względu na specyfikę pracy dopuszczają przekroczenie normy dobowej przez planowanie dłuższej dniówki, co nie skutkuje wystąpieniem godzin nadliczbowych. Musi być jednak skompensowane dniami krótszej pracy albo większą ilością dni wolnych. Pracodawca nie ma obowiązku uzupełniania informacji o warunkach zatrudnienia o dane dotyczące wymiaru czasu pracy, ale nie jest to też zabronione. Jeżeli prawidłowo poinformuje pracownika o normach, a dodatkowo o obejmującym go przedłużonym wymiarze dobowym (co zdarza się niekiedy w praktyce) nie powinno to być uznane za naruszenie przepisów. Taki rozszerzony zapis jest jednak niepotrzebny.

Jeśli chodzi o ewidencję czasu pracy, to obowiązek jej prowadzenia przewiduje art. 149 § 1 K.p., a zakres ewidencji określa § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). W ewidencji zamieszcza się dane rzeczywiste, a nie przyjęty plan pracy, co z racji rodzaju i miejsca pracy może być w omawianym przypadku utrudnione. Pozyskiwanie tych danych należy jednak określić w ramach przepisów wewnętrznych. Ewidencjonowanie 8 godzin na dobę będzie prawidłowe tylko wówczas, gdy pozostanie zgodne z rzeczywistym czasem pracy pracownika.

W zadaniowym systemie czasu pracy nie ma obowiązku ewidencjowania godzin pracy - w ewidencji wykazywane są tylko dni pracy.