Dokumenty dotyczące urlopu wypoczynkowego

2.3.1. Wniosek o podział urlopu na części

Urlop wypoczynkowy powinien mieć charakter nieprzerwany, czyli powinien być udzielony w pełnym wymiarze przysługującym danemu pracownikowi; pracownikowi niepełnoetatowemu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Powyższe nie dotyczy 4 dni przeznaczonych na żądanie, chociaż nie jest błędem jednoczesne wykorzystanie także tej części urlopu, o ile pracownik tak zawnioskuje.

Urlop może być podzielony na części tylko na wniosek pracownika. W takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 K.p.). Wniosek o podział urlopu pracownik może złożyć w dowolnej formie.

Przykład wniosku o podział urlopu na części

2.3.2. Plan urlopów

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 K.p.). Przepisy prawa urlopowego pozwalają też w pewnych okolicznościach na odstąpienie od tworzenia planu urlopu. Jak wynika z art. 163 § 1¹ K.p., pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Pracodawca, u którego taka organizacja nie występuje, podejmuje autonomiczną decyzję w tej sprawie.

W literaturze przedmiotu przeważa stanowisko, że plany mogą być sporządzane zarówno na okresy roczne, jak i krótsze, np. półroczne, czy kwartalne, zważywszy, iż plan na krótszy okres jest zwykle bardziej racjonalny. Pracodawca obejmuje planem (planami), pełen wymiar urlopu pracownika pomniejszony o 4 dni na żądanie.

Regulacje prawa urlopowego nie zawierają wzoru omawianego dokumentu. Sporządza się go w dowolnej formie graficznej.

Przykład planu urlopowego

2.3.3. Wniosek o urlop oraz potwierdzenie jego udzielenia

Prawo urlopowe nie wskazuje ani sposobu wnioskowania o urlop przez pracownika, ani potwierdzenia udzielenia urlopu przez pracodawcę. Jest to sprawa z zakresu organizacji pracy, którą warto uregulować np. w regulaminie pracy albo zarządzeniem wewnętrznym. Może też ona wynikać z przyjętego zwyczaju. W orzecznictwie przeważa pogląd, że pracownik nie może skorzystać z przysługującego mu urlopu bez zgody pracodawcy, co tłumaczy się znaczeniem pojęcia "udzielenie urlopu" zawierającego w sobie element przyzwolenia pracodawcy. Potwierdzeniem udzielenia urlopu może być karta urlopowa, podpisany przez przełożonego wniosek pracownika o urlop lub nawet ustne wyrażenie zgody. Dla celów dowodowych wskazana jest jednak forma pisemna.

Co do zasady, urlopu powinno się udzielać na podstawie zatwierdzonego planu urlopowego. Istotę zatwierdzonego planu urlopów wyjaśnił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do uchwały w składzie 7 sędziów z dnia 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/79, OSNC 1980/7-8/132), stwierdzając, że: "Wbrew wyrażanemu niejednokrotnie poglądowi planowi urlopu nie można przypisywać jedynie roli organizatorskiej. Artykuł 163 § 1 K.p. stanowi bowiem, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a z przepisów art. 164 i 165 wynika, że przesunięcie terminu urlopu nastąpić może tylko w szczególnych sytuacjach. Wskazuje to na wiążące strony znaczenie planu urlopów (...)". Zdaniem Sądu Najwyższego pracownik ma prawo rozpocząć i wykorzystać urlop w zaplanowanym terminie bez potrzeby podejmowania dodatkowych czynności. W zakładach pracy praktyka jest jednak niekiedy odmienna i mimo sporządzanych planów stosowane są wnioski o urlop oraz karty urlopowe potwierdzające udzielenie urlopu wypoczynkowego.

Przykład wniosku o urlop

Przykład karty urlopowej potwierdzającej udzielenie urlopu

2.3.4. Dokumenty w sprawie przesunięcia terminu urlopu

Kwestię zmiany terminu wykorzystania urlopu reguluje art. 164 K.p. Wynika z niego, że przesunięcie ustalonego w planie urlopów lub uzgodnionego z pracownikiem terminu urlopu może nastąpić zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na wniosek pracownika.

Pracodawca może przesunąć termin udzielenia urlopu pracownikowi np. w razie otrzymania pilnego zamówienia, także w przypadku konieczności usunięcia awarii lub prowadzenia akcji ratowniczej. Podstawę decyzji pracodawcy o zmianie terminu urlopu pracownika stanowią okoliczności istotne, polegające na zagrożeniu prawidłowego funkcjonowania firmy wskutek nieobecności pracownika. Również, gdy zmiana daty rozpoczęcia urlopu odbywa się z inicjatywy pracownika, jego wniosek w tej sprawie musi być umotywowany ważnymi przyczynami.

2.3.5. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Warunki odwołania pracownika z urlopu, czyli przerwania urlopu z przyczyn dotyczących pracodawcy określa art. 167 K.p. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu jeśli łącznie spełnione są dwie przesłanki:

• gdy zaistniały okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (np. awaria, choroba osoby zastępującej pracownika),
   
• obecność pracownika w zakładzie jest niezbędna.

W razie odwołania z urlopu, pracodawca jest zobowiązany zrekompensować poniesione przez pracownika koszty związane bezpośrednio z tym odwołaniem.

Przykład pisma odwołującego pracownika z urlopu wypoczynkowego