Sporządzenie odwzorowań cyfrowych lub wydruków
Przejście z formy papierowej dokumentacji na elektroniczną to konieczność przygotowania odwzorowania cyfrowego każdego papierowego dokumentu znajdującego się w dokumentacji każdego pracownika. W art. 948 § 2 K.p. został wskazany skan jako główna metoda digitalizacji, jednak przepis ten nie wykluczył stosowania innych sposobów. Jest to konsekwencją definicji odwzorowania cyfrowego, zawartej w § 2 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67). Według tego przepisu, odwzorowanie cyfrowe to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Z kolei § 12 rozporządzenia z 2018 r. nakazuje, aby takie odwzorowanie dokumentów z dokumentacji pracowniczej było sporządzane z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej. Przepis ten wymaga ponadto zachowania minimalnych warunków technicznych. Są one określone w załączniku do rozporządzenia z 2018 r. i dotyczą rozdzielczości oraz minimalnej ilości bitów na piksel, przy czym oba wymagania uzależnione są od rodzaju digitalizowanej treści (tekst drukowany, rękopis, fotografia), koloru (czarno-biały, kolorowy) oraz formatu - tabela poniżej. Pracodawca może również stosować automatyczną kompresję dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu.
Minimalne warunki techniczne dla odwzorowań cyfrowych w e-dokumentacji
| Rodzaj skanowanego dokumentu | Minimalna rozdzielczość | Minimalna liczba bitów na piksel |
| teksty drukowane czarno-białe, w formacie A4 lub większym | 200 dpi | 1 bit (czarno-białe) |
| teksty drukowane czarno-białe, w formacie mniejszym niż A4 | 1.600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość | 1 bit (czarno-białe) |
| teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym | 200 dpi | 16 bitów (kolor) |
| teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A4 | 1.600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość | 16 bitów (kolor) |
| rękopisy w formacie A4 lub większym | 300 dpi | 16 bitów (kolor) |
| rękopisy w formacie mniejszym niż A4 | 2.000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość | 16 bitów (kolor) |
| fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) | 1.600 pikseli na dłuższym boku | 8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor) |
| fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) | 1.600 pikseli na dłuższym boku | 24 bity (kolor) |
W celu przejścia z dokumentacji elektronicznej na dokumentację papierową pracodawca musi wydrukować wszystkie e-dokumenty (art. 948 § 3 K.p.).
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.UmowyoPrace.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
15.09.2025 (poniedziałek)
22.09.2025 (poniedziałek)
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||