Zawiadomienie o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Z decyzją o zmianie formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wiążą się obowiązki informacyjne. Zgodnie z art. 94⁹ § 1-2 K.p., pracodawca musi poinformować pracowników, że taki proces będzie przeprowadzany oraz że będzie możliwość odebrania dokumentacji w dotychczasowej postaci w ciągu 30 dni od przekazania zawiadomienia w tej sprawie. Obecnym pracownikom dostarcza informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji w sposób u niego przyjęty, natomiast do byłych pracowników wysyła zawiadomienie w postaci papierowej albo elektronicznej. W obu przypadkach konieczne jest pokwitowanie odbierającego. W myśl § 15 ust. 2 rozporządzenia z 2018 r., pracodawca dokonuje doręczenia osobiście albo za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej lub środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Jeśli operator nie jest w stanie doręczyć informacji lub zawiadomienia, zostawia wiadomość o możliwości ich odbioru (awizo) w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Gdy wiadomość nie wywoła żadnej reakcji adresata, wówczas operator dokonuje powtórnego awizowania, ustalając termin odbioru nie dłuższy niż 14 dni od pozostawienia pierwszego awiza. Pracodawca może uznać przesyłkę za doręczoną z upływem ostatniego dnia tego terminu, a informację albo zawiadomienie włącza odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Pracodawca na początku stycznia 2019 r. zdecydował o zamianie papierowej formy dokumentacji pracowniczej na elektroniczną. Informację o tym fakcie oraz o możliwości odebrania dokumentacji w dotychczasowej postaci wszyscy aktualni pracownicy otrzymali 2 i 3 stycznia - były wręczane, za pokwitowaniem, przez osoby z działu kadr, upoważnione do dokonania tej czynności. W dniu 2 stycznia br. zostały też wysłane za pośrednictwem Poczty Polskiej, za potwierdzeniem odbioru, listy do byłych pracowników z zawiadomieniami o możliwości odebrania dokumentacji w ciągu 30 dni od ich otrzymania. W dwóch przypadkach 3 stycznia listonosz pozostawił w skrzynkach pocztowych adresatów z racji ich nieobecności awiza z informacją o możliwości odebrania listów w ciągu 7 dni (czyli z upływem 10 stycznia 2018 r.) we wskazanej placówce pocztowej. Jedna z tych osób nie odebrała przesyłki w tym terminie, więc listonosz pozostawił drugie awizo 11 stycznia br. ze wskazaniem możliwości jej odbioru z tej samej placówki pocztowej z upływem 18 stycznia br. Przesyłka została zwrócona do pracodawcy z adnotacją o jej nieodebraniu, mimo podwójnego pozostawiania wiadomości. W efekcie pracodawca uznał, że z upływem 18 stycznia br. została doręczona.

Przykład zawiadomienia o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru w poprzedniej postaci