Szczególne warunki dotyczące dokumentacji papierowej
Według zmodyfikowanego art. 94 pkt 9b K.p. oraz uzasadnienia do ustawy zmieniającej, pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób, który zapewni:
- poufność - dostęp do dokumentacji ma mieć tylko sam pracodawca i osoby przez niego upoważnione,
- integralność - dokumentacja powinna mieć spójną strukturę, dzięki której każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawi trwały ślad,
- kompletność - dokumentacja ma być utrzymywana w całości w jednej wybranej formie (papierowej lub elektronicznej),
- dostępność - dokumentacja ma być prowadzona i przechowywana na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego,
- warunki niegrożące uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dodatkowe warunki dotyczące przechowywania dokumentacji w zależności od przyjętej przez pracodawcę formy określa rozporządzenie z 2018 r.
Zgodnie z § 8 rozporządzenia z 2018 r., obowiązkiem pracodawcy jest zagwarantowanie odpowiednich warunków zabezpieczających papierową dokumentację pracowniczą przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, a także dostępem osób nieupoważnionych. Chodzi tu zwłaszcza o utrzymywanie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczeń przed dostępem osób nieupoważnionych.
Powyższe zasady mają być także wdrożone w stosunku do dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy:
- są zatrudniani po 1 stycznia 2019 r. (§ 19 rozporządzenia z 2018 r.),
- byli zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2019 r. (§ 20 rozporządzenia z 2018 r.),
- przestali pozostawać w stosunku pracy przed 1 stycznia 2019 r. - w tym przypadku pracodawcy mają 12 miesięcy na dostosowanie, czyli do 1 stycznia 2020 r. (§ 22 rozporządzenia z 2018 r.).
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.UmowyoPrace.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
15.09.2025 (poniedziałek)
22.09.2025 (poniedziałek)
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||