Szczególne wymogi dotyczące dokumentacji elektronicznej

E-dokumentacja ma być gromadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który, zgodnie z § 9-10 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r., powinien zapewnić:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem - ten warunek uznaje się za wykonany, jeżeli są łącznie spełnione trzy warunki: dostęp do e-dokumentacji mają wyłącznie osoby upoważnione, dokumentacja jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, a także jej prowadzenie i przechowywanie następuje z wykorzystaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana,
   
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
   
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
   
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian w dokumentacji i metadanych,
   
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
   
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,
   
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Zabezpieczenie e-dokumentacji polega w szczególności na systematycznym analizowaniu zagrożeń, opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania (w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania), wykorzystywaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, bieżącej kontroli funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia (w tym okresowe ocenianie ich skuteczności), a także przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji (§ 10 ust. 2 rozporządzenia z 2018 r.). Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto stosowanie odpowiednich, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązań technicznych zapewniających dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji (§ 12 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r.).

Uwaga! W razie konieczności dołączenia do e-dokumentacji dokumentu w postaci papierowej, pracodawca albo osoba przez niego upoważniona sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je e-podpisem lub e-pieczęcią i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób gwarantujący jej czytelność, dostęp i spójność. Następnie zwraca papierowy oryginał pracownikowi w sposób i w terminie wspólnie uzgodnionym, a jeśli nie zostaną one ustalone lub pracownik nie odbierze dokumentu, pracodawca go niszczy, uniemożliwiając odtworzenie treści (§ 11 rozporządzenia z 2018 r.).